用户体验并不是孤立的实践。为了收集知识和产生新想法，最好是把人们聚集在一起。这是创建集成和统一的用户体验的唯一方法——更不用说一致的全渠道设计了。但是，即使人们怀着最好的意图聚在一起，想法和成果也不会轻易产生。通常情况下，计划甚至促进研讨会的工作落在UX主管的身上，他必须设计研讨会的流程，并计划将与会者引向共同目标的协作练习。
计划是无用的，但计划是必不可少的
当准备一个UX研讨会时，理解从哪里开始可能是令人生畏的。有时，人们很容易直接开始设计研讨会和选择研讨会活动，而不是从一个明确的目标和集中的策略开始。然而，计划是创建和促进高效用户体验研讨会不可或缺的一部分。
德怀特·d·艾森豪威尔明白准备工作的价值。他曾经说过:“在准备战斗时，我总是发现计划是无用的，但计划是必不可少的。”同样地，研讨会主持者可能经常发现，即使当精心规划的研讨会议程由于新信息而实时改变时，花在规划上的时间仍然是有效促进的关键。
这篇文章概述了一个系统的，模块化的方法来建立研讨会议程，确保在研讨会花费的时间将是有价值的，并将产生可操作的结果。
有效研讨会议程的三个组成部分
有效的研讨会议程有三个基本要素。通过理解和使用这些构建模块作为您的议程的基础，您可以确保研讨会的活动和讨论直接与总体目标一致，并旨在帮助征求和记录向前发展所需的关键信息。
这三个模块是:
- 目标:研讨会的预期结果或最终结果
- 问题:组织者为达到既定目标而需要收集的信息
- 过程:参加者为收集所需信息而进行的活动
此外，还有一种精确的方法，如下所述，它有助于将这三个构建块清晰地表达并集成到研讨会议程中。
车间规划和执行的六个步骤
计划和执行UX研讨会的过程有六个步骤，从理解研讨会的目的(或高级目标)开始，到基于研讨会产生的结果采取行动的过程结束。
第一步:明确目标。
在起草目标陈述时，考虑研讨会应该产生的有形输出是什么，并写一个简短、清晰的理想最终状态描述。这一声明将指导你的议程创建，确保每个环节都朝着最终状态前进。通常，终点状态可分为一个或多个常见类别，例如:
- 协议:共识的方向
- 理解:对某一主题有更深入的了解
- 代:创造新的想法或思维模式
- 加强:在团队之间建立同理心或加强双方关系
第二步:用问题的形式记录你需要的信息。
通常情况下，在您的当前状态和您刚刚阐述的目标状态之间有一个间隙。为了让自己和团队朝着这个目标前进，你需要关键的缺失信息。那些缺失的信息是什么?问问你自己，“为了让我朝着最终目标前进，哪些问题必须得到回答?”并记录这些问题。问题可以很具体也可以很宽泛。一些例子:
- 谁是我们的观众?
- 什么定义了理想的用户体验?
- 目前的状态是什么?
- 什么样的度量标准将被用来衡量成功?
- 我们可以进行哪些用户研究，需要进行哪些研究?
- 存在哪些潜在的障碍?
一旦记录在案，很可能会有主题和模式，这些问题可以分组;这些部分将开始为研讨会创建一个结构。
步骤3:根据问题组调整流程。
在实际进行研讨会之前，第三步，也是计划的最后一步，是选择与问题中出现的每个主题相一致的研讨会活动或讨论。在这一点上，思考什么类型的过程——小组活动或讨论——将有助于小组向回答具体问题的方向发展。一些例子:
- 如果你需要帮助一个群体达成共识，你可能会选择一个强制排名或优先排序的练习，比如点投票。
- 如果你需要快速产生新想法，你可能会选择脑力写作活动，便利贴练习，或其他形式的头脑风暴。
- 如果您只是需要了解整个组织中可用的研究，您可能会让不同的小组对相关的发现进行简短的阅读。
第四步:组织研讨会。
前三个步骤的计划将充分准备您指导讨论，并了解是否突然出现的计划外讨论偏离主题或有意义的切题。此外，一旦前三个步骤的成果转化为正式的、可分享的议程，当与会者可以看到他们在整个研讨会的范围内所处的位置时，他们将更好地理解当天的目标。
第五步:处理信息。
当研讨会结束时，分析小组活动和讨论中收集的信息。分析这些输出并与参与者和其他关键涉众共享工件。
第六步:行动。
最后，利用研讨会的结果和收集的信息，在你的总体目标上取得进展。
输出:研讨会议程样本
有了明确的目标、问题和过程，你就有了一个工具，可以在研讨会前的涉众讨论中指导你，并创建一个充实的、有时间安排的议程。基于此过程构建的示例大纲可能类似于下面的大纲。
在你建立了一个重点议程之后，继续前进。您将需要为每个研讨会部分制定时间表，收集必要的材料以捕获讨论和促进活动，并考虑额外的后勤组成部分，如环境。
结论
这种构建议程大纲的实用方法可以很容易地应用于许多类型的研讨会，而不仅仅是UX研讨会。从整体的研讨会目标开始，阐明有助于收集信息以达到这些目标的问题，最后，调整适当的活动和讨论。遵循这个系统的方法将确保你的研讨会对你自己和与会者都是宝贵的时间。
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