以用户为中心的内部网重新设计:11步成功

在过去的20年里，我分析了数以百计的团队创建了伟大的内部网．我了解到，一个成功的内部网重新设计项目在绘制草图、特征选择或编码之前就开始了。实际上，通过遵循本文中的步骤，您可以使重新设计过程有效、顺利并且以用户为中心。因为每个组织都有自己的文化、需求和挑战，所以请将这些步骤作为指导，并寻求在您的环境中工作的方法来修改它们。

伟大的内部网再设计过程的第一阶段为新的设计奠定了基础。这个初始阶段包括组建一个内部网团队，研究用户需求并发现改进机会，确定重新设计项目的共同愿景，并确保资源。

团队

1.任命一位领袖

任命一位领导重新设计。虽然很多人可以投资在内部网，如果没有人负责很容易认为是别人在完成工作。一个正式的领导人会避免责任分散。

领导者负责从高层管理人员和整个组织的利益相关者那里提取许多观点，充分利用数字工作场所的工具，并保持团队的专注。

内部网的领导将:

• 负责创建项目愿景并帮助团队维护它
• 团结和激励团队成员
• 保持领导和利益相关者的参与和支持
• 在需要的时候做出最后的决定，在分心和政治之后
• 对整个组织的员工角色、用户任务、业务需求、数字工具，以及如何使内部网最有效，都有一个整体的看法

新闻、公告、事件、福利、政策和系统辅助通常是内部网的很大一部分。因此，大多数内部网由企业通信、it、人力资源或这些的组合拥有和领导是有道理的。不太常见的是，内部网由一个Web团队或一个特殊的内部网或数字工作场所团队拥有。

2.组建内联网团队

组建初始团队通常有以下三种方式:

• 团队已经就位从之前的设计，这些人被安排在重新设计的团队。从一开始就有一些固定的员工是很好的，而且，因为这个团队以前曾从事过内部网的工作，所以已经对内部网的设计有了一些见解。
• 有人雇佣中介完成大部分的设计和部分的编码。机构可以带来内部网设计经验和外部视角，以激励内部网团队，并帮助其导航设计过程。在内部网设计过程中，它们特别适合填补临时需要的技能空缺。

最近10位获奖者的80%内联网设计年度比赛聘请外部机构与他们一起重新设计内部网。分配给每个机构的工作量各不相同。在某些情况下，该机构几乎不做任何工作，例如只做以下工作之一:敏捷指导、创意、路线图创建、原型制作、视觉设计、IA或搜索协助、系统编码。在其他情况下，机构从头到尾创建了内部网。

请注意，在精益或敏捷中工作意味着团队必须计划与外部机构的合作关系，以扩展到主要的内部网版本之外，也包括未来较小的迭代。换句话说，这种合作关系并不会在大型发布会上结束。这种类型的过程可能意味着你将需要找到额外的预算来保留一个机构。这也为与真正了解公司业务的代理机构建立长期合作伙伴关系创造了机会。(或者，如果合作伙伴关系不太合适，团队也可以尝试新的代理机构发布更轻松、更小的版本。)

• 领导者组建一个内部团队以满足他们的需求．使用这种方法，确定重新设计所需的技能，然后从组织内部或外部组装团队，以匹配项目需求。让内部员工在内部网工作的一个好处是，一旦内部网发布，他们将能够维护内部网，他们将继续对项目进行投资。但是，定义所需的技能可能是困难的，特别是在项目的初始阶段。

召集整个内部网团队可能需要一些时间，而且可能无法在重新设计的早期阶段完成。聚集一个小型的“启动团队”，拥有核心技能，如IA、搜索、内容策略、用户体验策略、交互设计、服务设计、编程、用户研究、促进研讨会，以及内部网的推广和营销。

时事状况

3.确定内部网重新设计的催化剂

为了帮助您预测哪里的工作比较容易，哪里会产生摩擦，首先要确定内部网重新设计项目的原因。我遇到过的更常见的催化剂包括:

• 合并和收购
• 组织转换，如更新的战略远景或产品中的变更
• 重塑组织或其产品和服务的品牌
• 建立内部网的工具或组织想采用的新技术的更新/退役
• 用户抱怨或可用性问题
• 领导层为了更好地传达信息或支持员工而改变内部网的决定

无论重新设计的原因是什么，所有的组织都需要完成一定的步骤，以使重新设计有用和成功。重新设计的催化剂可以使过程中的步骤变得更困难或更容易。

4.回顾、计划和做用户研究

审查用户研究结果，计划新的研究，并进行新的研究。另外,选择您将用于跟踪的参数改进和决定如何收集所需的信息。

回顾已有的研究成果。研究应该告知新设计的目标(不是在设计完成后才开始——或者永远不会)。在规划过程的早期查看调查结果。

无论您有丰富的用户研究还是很少的反馈，首先回顾一下您已经了解的关于现有内部网的有用性、有效性、效率和可用性，以及它如何与其他内部系统一起工作。分析已经收集到的用户反馈，看看哪里存在研究差距。然后进行必要的研究。

在内部网规划阶段早期有用的一些信息包括:

• 组织中的工作角色及其与核心业务的关系
• 与这些角色相关的任务，因为它们与组织的目标相关(如服务设计）
• 这些任务在今天是如何完成的(使用当前系统)
• 当前的系统对员工和组织的服务有多好
• 为什么这个系统运作得好或不好
• 内部网在哪里有机会支持更好的员工生产力、沟通和激励

一些研究方法可以在内部网项目早期产生影响，包括:

一个。背景调查与员工
b。与用户访谈
c。任务分析用于特定的管理任务和作业功能
d。对当前系统的定性用户测试
E.分析通过内部网收到的反馈，并确定经常需要协助的主题
f .网站分析，以作调查用途

测量您当前的内部网，以便稍后将其与重新设计的内部网进行比较并评估改进。

来基准为了提高现有内部网和数字化工作场所系统的有效性和易用性，请考虑采用以下方法:

一个。量化用户测试上面的任务
b。调查来自用户的反馈量化了哪些方法有效，哪些无效，以及他们想要什么
c .网站分析，用于问题识别
支持电话(人们需要帮助的电话和话题的数量)
E.在线帮助请求(有多少，关于哪些主题)

5.规划组织的数字生态系统

开始重新设计的过程，首先要弄清楚你现在拥有什么，你的员工正在使用什么工具。从内部系统的清单开始，例如存在的内部网和外网的数量其他工具人们在有效或无效地使用哪些设备，人们正在使用(以及他们将来可能使用)。

此清单将帮助内部网团队了解新内部网的机会，以及在重新设计中保留、更改、合并或替换哪些工具。

愿景和对齐

6.涉及到利益相关者

在任何设计项目中，参与和与利益相关者，他们可能是你的内部发展团队、领导或雇佣你的客户。在设计过程的早期将内部网涉众包括在内的主要目的是使远景和目标一致，并在资源分配和项目时间安排方面获得一致和支持。

要确定内部网的涉众，可以将涉众看作是任何通过对项目的贡献和支持，可以极大地影响项目成功的人，或者，如果不参与的话，可以极大地损害项目的人。

考虑一下可能参与内部网重新设计的不同类型的利益相关者，他们都有不同的目标和影响:

• 高功率影响与内部网所需的时间、金钱(预算)、资源和工具相关的许多决策的人员
• 代表对用户组负责(例如，他们管理或支持的团队或角色)
• 主人负责内部网上的一个部分、特性或内容
• 个人用户谁应该为自己的公司福利和工作负责

确保利益相关者感到被倾听。倾听利益相关者的意见，了解他们和他们所代表的利益相关者的需求。但是，不要将涉众所陈述的关于其组成部分的所有内容都解释为事实，因为大多数内容都是从用户中删除的。就像参议员代表着一个州的公民一样，利益相关者代表着他们所在的群体，并在响应其需求方面拥有既得利益。但他们并不总是对这些需求有准确的了解。为了抵消这个可能的问题，总是用您自己的直接研究来补充利益相关者关于用户的断言。

7.在内部网愿景上与利益相关者保持一致

内部网应该帮助员工达到组织的目标。让领导者陈述目标并就内部网远景达成一致将有助于团队确定工作的优先级。它还将影响领导层将向内部网投入哪些资源。为了使利益相关者保持一致，从组织领导那里了解业务，并与领导和组织内的其他利益相关者讨论远景。

一旦确定了远景，尽早在组织中寻找机会将新内部网的想法社会化。因为人改变厌恶让他们习惯重新设计的想法。这种方法可以制造兴奋感，帮助利益相关者将结果卖给他们的团队，并使招募员工参与用户研究变得更容易。在整个组织中做广告的一些想法包括:

• 项目涉众可以使用的工具包，将设计目标传达给他们的团队
• 一段关于新设计计划的视频
• 为内部网可能的名称收集想法的比赛
• 这是一场“拥有页面”的马拉松，在此期间，人们可以在内部网上声明内容，以帮助进行最初的内容审核

设置资源

8.分配资源

在讨论了内部网远景和涉众的内部网目标之后，就到了获取资源的时候了。在这一点上，那些管理有限资源的人需要就如何分配资源达成一致，以实现这一愿景。需要关注的主要资源通常包括时间、人员和技术。

如果以前只组建了内部网的启动团队，现在就把整个团队都组织起来。

在某些情况下，预算、工具和人员资源是在创建内部网远景之前分配的。如果是这样的话，在你创建愿景的时候要考虑到这些资源，这样它就可以考虑到景观。

9.创建以用户为中心的工件，供内部网团队定期使用

许多内部网团队成员经常只在内部网上兼职工作。让这些人快速重建环境的信息，比如用户故事或者一个敏捷积压，对于那些参与多个项目的人来说是非常有帮助的。

这些以用户为中心的工件可以:

• 保持内部网团队关注正确的用户需求
• 帮助它做出明智的设计权衡
• 通过关注用户，引导他们适当地确定工作的优先级

一些常用的以用户为中心的工件是:

a.当前状态和未来状态旅行地图
b。角色
c。前任务
d.当前状态和未来状态服务蓝图
e。Jobs-to-be-done

为了鼓励使用，让团队参与到他们的创作中，打印并张贴在团队空间中——无论是实体的还是在线的，参考他们并鼓励其他人也这样做，并将他们作为设计评审的指南。

10.系统和运营相关的计划

与项目规划有关的工作有很多。在这个阶段需要决定的主要领域是:

• 技术和工具。考虑内部技能、对语言的控制、维护、更新、需要支持或应该替换的遗留系统，以及供应商合同。
• 一个开发过程。内部使用的是什么(敏捷、精益UX还是瀑布)?为了支持这个过程，你拥有或需要哪些技能和系统?您可以使用哪些工具来进行沟通和跟踪团队的计划、工作和进度?你将如何安排和计划在整个设计过程中包括用户研究和迭代设计(用户测试和改变设计以响应发现)?

的计划设计系统，通常包括品牌指南、内容指南、UI指南、UI模式库和每个UI模式的代码。拥有内部网设计系统的好处有很多——从使内部网团队的工作更快更容易到促进更好的设计和鼓励一致性在数字工作场所。

11.尽早寻找做广告的机会

由于人们不喜欢改变，让他们习惯新的内部网的想法是很重要的。这种方法可以制造兴奋感，帮助利益相关者将结果卖给他们的团队，并使招募员工参与用户研究变得更容易。

一旦确定了远景，就在整个组织中宣传它。一些观点包括:

• 项目涉众可以使用的工具包，将设计目标传达给他们的团队
• 一段关于新设计计划的视频
• 为内部网可能的名称收集想法的比赛
• 这是一场“拥有页面”的马拉松，在此期间，人们可以在内部网上声明内容，以帮助进行最初的内容审核

结论

本文讨论与以用户为中心的内部网重新设计项目相关的早期工作，在您的团队开始内容规划、绘制草图、移动像素或编写代码之前。随后的阶段包括以下活动:

• 设计和研究
• 启动、推广和培训
• 测量、维护和改进

在这些活动发生之前，需要进行大量的拓展、沟通和外交活动，以确保重新设计的成功和影响力。项目需要很多人的帮助、投入和支持，但通常是一个领导者推动整个过程。

内部网络团队和领导者:当你着手重新设计时，尽量不要感到不知所措。使用这个指南来帮助你选择从哪里开始并取得进步。要知道，在创建优秀的内部网时，本文中描述的计划步骤已经被多次使用，您也可以这样做。