遥远的工作坊可以感觉像一个崇高的事业。您不仅要磨练您的促进技能，而且数字设置呈现出新的后勤挑战和技术考虑。精心挑选的一组工具可以减轻远程研讨会提出的一些主要困难：

  • 人们不是完全从事或觉得他们的意见无关紧要。
    和很多人开电话会议很容易走神。如果一场研讨会没有完全沉浸其中，大脑可能会开始走神，参与者可能会开始多任务处理，而不是做出贡献，比如电子邮件或社交媒体会转移注意力。
  • 新工具可能是令人生畏和减少参与。
    特别是如果将工具被视为“设计”工具，人们可能会觉得他们被要求在他们指定的责任之外执行工作。即使参与者可能愿意为研讨会做出贡献，他们也可能不想花时间学习一个新工具。
  • 人们没有时间进行长时间的研讨会或会议。
    会议疲劳可以使其充满挑战，以便在日历上获取另一个研讨会，特别是在遥远的时候。有时，队伍必须在议程的工作中加入现有会议的议程结束。在这些情况下，没有大量的时间来过渡到您的工作坊活动的完美技术设置。

你需要的东西

在你开始研究或测试任何工具之前，首先要问的问题是:这个研讨会是否会同步或异步还是该问题的答案将影响您应该在工具中查找的功能。

同步研讨会(例如，每个人同时参与的实时会议)有助于快速有效地完成一项活动。对于这些，你需要:

  • 日历上的时间
  • 视频会议:在你的日历邀请中，你应该包括视频会议信息，这样人们可以看到彼此并实时交流。(视频推送还将提高问责制，防止人们多任务处理。)
  • 协作工具:你将需要一个收集见解和观察的地方，以及一个让人们写下自己的贡献的地方，实时或尽可能接近实时。

异步研讨会(人们可以在自己的时间内独立做出贡献)最适合那些有太多竞争性会议的团队，或者不需要快速结果的研讨会。对于这些，你需要:

  • 项目完成的最后期限:拖延是非活性协作的祸根。如果你能明天一直这样做，你永远不会让它完成 - 没有截止日期。
  • 协作工具:你仍然需要一个地方，让人们可以提交他们的见解和观察。版本控制(或查看更改历史的能力)很重要。

也就是说，所有远程UX研讨会的共同特点是数字协作工具创建集体输出。在本文中，我们讨论这种类型的工具。

数字协作工具中要考虑的功能

根据您运行的工作室类型，您将有不同的目标和不同类型的用户体验可交付成果来生产。以下是各种类型的研讨会所需的工具特性。

生成车间

活动:亲和力图，移情的映射，意念，需要陈述
目标:产生和组织大量的贡献(观察，想法，见解)

寻找功能：

  • 可视化地组织大量的“平面”信息
    这些研讨会涉及生成大量的信息，但几乎没有层级。您需要一种方法来组织和理解这些信息，而不需要分配优先级。因此，避免使用基于列表的应用程序，而应该选择能够创建显示项目之间关系的web图表(地图、图表、图表)的应用程序。
  • 易于修改，重新定位和编辑
    编辑或修改图表越困难，对图表的更改就越“最终”。因此，人们会对自己的贡献感到焦虑或紧张。为了鼓励创造性和大量的贡献，使用一个工具，可以快速和容易地修改，重新定位，或重写任何项目或项目组。应用程序与拖放功能特别适用于此目的。

应用程序示例(按工具复杂度):

  • 低复杂性：谷歌Draw，谷歌Slides, Microsoft Powerpoint (Office 365)
  • 介质的复杂性:Visio，素描
  • 高复杂性:壁画，miro.

评价研讨会

活动:点投票，优先级矩阵，计划安排优先级
目标:缩小、评估和确定一组项目的优先级

寻找功能：

  • 投票功能:
    • 确保投票不仅是可能的，而且是民主的。
      虽然投票可以在许多方面（通过注释或评论，将上升，形状为标记），但您应该确保投票真正民主 - 基于角色或资历，它们不会因尺寸，形状，颜色或重要性而变化。
    • 根据主题不同，你可能希望匿名。
      如果话题是敏感的或高风险的，匿名可能对保持团队和谐和避免报复很重要。您可能需要合并其他工具(如调查或表单)以确保匿名。
  • 优先级能力：
    • 可视化结果的优先事项。（例如，矩阵格式或分数列表）
      该功能将允许团队可视化通过投票建立的优先级。但是，请记住，如果您的时间有限，您可以让参与者投票或通过其他方式提供输入，然后这些输入可以在研讨会之后以矩阵格式放置并异步更新。如果您正在使用待定项来管理工作，请考虑将其纳入研讨会，如果合适的话。随着投票或评估的到来，您可以更新待定项以反映团队的输入，从而提高效率并消除可交付成果中的冗余。

应用程序示例(按工具复杂度):

  • 低复杂性：调查工具(如SurveyMonkey、CrowdSignal或谷歌Forms);
  • 介质的复杂性:讨论板或社交应用(Yammer，谷歌Groups, Slack)或管理待办事项列表的工具
  • 高复杂性:壁画，MIRO(两者都有优先级矩阵的模板);谷歌绘制，谷歌幻灯片，Microsoft Powerpoint (Office 365)(这需要你在开始之前创建一个模板)

映射研讨会

活动:旅程映射，经验映射、业务流程建模符号(BPMN)、服务拟定计划
目标:在一系列步骤或阶段中绘制用户旅程或业务流程

寻找功能：

  • 快速对齐并添加行/列
    映射时，您将需要一个可以快速对齐项目的工具，并在添加新对象时保持对齐。出于这个原因，电子表格是一个令人惊讶的好工具：它对您进行所有对齐和移动，同时保持您的团队专注于地图的内容，而不是在地图的设计上。
  • 在彼此内部嵌套对象(例如，缩放服务蓝图和旅程地图)
    这一功能对于实时研讨会并不是至关重要的，因为它会占用宝贵的时间，但它在异步研讨会中会有很大的不同，因为它帮助提供上下文，并使人们能够引用相关的研究和其他可交付成果。

应用程序示例(按工具复杂度):

  • 低复杂性：谷歌表格，Microsoft Excel (Office 365)
  • 介质的复杂性:Visio，素描
  • 高复杂性:壁画，互相，miro

影响您选择协作工具的因素

远程工作场所没有包治百病的灵丹妙药——您对工具的选择不仅取决于工作场所的活动，还取决于您的组织需求。以下因素将帮助您确定哪种工具对您的研讨会和您的团队最有意义。

同步与异步

如前所述，同步研讨会要求参与者在场，并在预定的会议期间积极参与。因此，与嵌套可交付成果的模板相比，让多个贡献者实时提供输入和编辑将是一个优先级更高的特性。

另一方面,异步运行车间将意味着参与者很少会出现车间工具的上下文或设置,所以他们需要上下文的能力建立链接到其他可交付成果,或使用注释或评论提问或澄清他们的思想代替现场讨论。

工具的复杂性

有些工具具有令人难以置信的ux图表功能和模板——但它们非常复杂，而且很难学习。如果您的团队有一个长期目标，即增加研讨会和映射活动的数量，那么投资时间学习这些工具是值得的。在时间上的投资可以提高产出的质量。

但是，如果您没有时间，并且您的团队中的大多数人目前都不使用这些工具，那么培训每个人以使他们能够参加研讨会可能是一件不值得的工作。特别是如果你刚刚开始做远程研讨会，你应该限制参与的任何障碍。这种方法将帮助您尽早获得认可，并为您的UX工作实践带来动力。当你有疑问时，最好的开始工具是你和你的团队已经知道如何使用的工具。

预算

在没有资金的情况下，您可以轻松为您和您的团队提供通用的生产力应用程序。在那里有Google Suite和Microsoft Office模板，用于共同UX可交付成果。但是，随着您的交付成果变得更加复杂，在没有专门工具的情况下创建它们所需的时间将增加（时间是您的组织在您创建可交付成果而不是您最初被聘用的技能的金钱 - 金钱。

结论

你不必只依靠现场研讨会来产生和评估见解，或绘制一个复杂的过程。你也不需要花一大笔钱来实现这些。对于您的远程研讨会来说，最好的工具可能就是您一直在使用的工具。保持简单并记住:远程办公最重要的一步就是开始做!