远程跳槽感觉像是一项崇高的事业。你不仅需要磨练你的辅导技能，而且数字化环境也带来了新的后勤挑战和技术考虑。精心挑选的一套工具可以缓解远程研讨会带来的一些主要困难：

  • 人们没有完全投入，或者觉得他们的投入无关紧要。
    在与许多人的电话会议上，很容易让人感到放松。如果一个研讨会没有完全沉浸其中，人们的思维可能会开始游荡，参与者可能会开始多任务而不是贡献，因为电子邮件或社交媒体会吸引注意力。
  • 新工具可能会带来威胁，降低参与度。
    特别是如果一个工具被认为是一个“设计”工具，人们可能会觉得他们被要求在分配的职责之外完成一项工作。即使参与者愿意为研讨会本身做出贡献，他们也可能不想花时间学习新工具。
  • 人们没有时间开一个长时间的研讨会或会议。
    在日历上安排另一个研讨会，尤其是远程研讨会时，应对疲劳可能会带来挑战。有时，团队必须在现有会议议程的末尾附加一个跳槽活动。在这些情况下，没有太多的时间为您的车间活动过渡到完美的技术设置。

你需要的东西

在您开始研究或测试任何工具之前，首先要问的问题是：本次研讨会是否同步还是异步? 该问题的答案将影响您应该在工具中查找的功能。

同步研讨会（即每个人同时参与的现场会议）有助于快速高效地完成活动。为此，您需要：

  • 日历上的时间
  • 视频会议:在您的日历邀请中，您应该包括视频会议信息，这样人们就可以看到对方并进行实时通信。（视频源还将增加责任感，防止人们同时处理多项任务。）
  • 协作工具：你需要一个收集见解和观察的地方，以及一个让人们实时或尽可能接近实时地记录自己贡献的地方。

异步研讨会(人们可以在自己的时间内独立做出贡献)最适合那些有太多竞争性会议的团队，或者不需要快速结果的研讨会。对于这些，你需要:

  • 项目完成的截止日期：拖延是非生活协作的祸根。如果你总是能在明天完成，你就永远无法完成——除非有最后期限。
  • 协作工具：你仍然需要一个人们可以提交见解和观察的地方。版本控制（或查看更改历史记录的能力）很重要。

也就是说，所有远程UX研讨会的共同特点是数字协作工具创建一个集体输出。在本文中，我们将讨论这种类型的工具。

数字协作工具中需要考虑的特性

根据您正在举办的研讨会的类型，您将有不同的目标和不同类型的培训用户体验交付物生产。以下是各种类型研讨会所需的工具功能。

生成车间

活动：亲和图解法，共情映射，思维，需求陈述
目标：产生并组织大量的贡献（观察、想法、见解）

要查找的功能：

  • 直观地组织大量“平面”信息
    这些研讨会涉及生成大量的信息，但几乎没有层级。您需要一种方法来组织和理解这些信息，而不需要分配优先级。因此，避免使用基于列表的应用程序，而应该选择能够创建显示项目之间关系的web图表(地图、图表、图表)的应用程序。
  • 易于修改、重新定位和编辑
    编辑或修改图表越困难，对图表的更改就越“最终”。因此，人们会对自己的贡献感到焦虑或紧张。为了鼓励创造性和大量的贡献，使用一个工具，可以快速和容易地修改，重新定位，或重写任何项目或项目组。应用程序与拖放功能性在这方面特别好。

应用程序示例(按工具复杂度):

  • 低复杂性：谷歌绘图、谷歌幻灯片、Microsoft Powerpoint（Office 365）
  • 介质的复杂性:视觉，素描
  • 高复杂性：壁画，米罗

评价研讨会

活动：点投票，优先级矩阵，计划安排优先级
目标：缩小、评估和确定一组项目的优先级

要查找的功能：

  • 投票功能:
    • 确保投票不仅是可能的，而且是民主的。
      虽然投票可以通过多种方式进行（通过注释或注释、向上投票、形状作为标记），但您应该确保投票是真正民主的——投票的大小、形状、颜色或重要性不会因角色或资历而有所不同。
    • 根据主题不同，你可能希望匿名。
      如果一个话题是敏感的或高风险的，匿名对于维护团队和谐和避免报复可能很重要。您可能需要合并其他工具（如调查或表格）以确保匿名性。
  • 优先化能力：
    • 将结果的优先级可视化。（例如，矩阵格式或分数列表）
      该功能将允许团队可视化通过投票建立的优先级。但是，请记住，如果您的时间有限，您可以让参与者投票或通过其他方式提供输入，然后这些输入可以在研讨会之后以矩阵格式放置并异步更新。如果您正在使用待定项来管理工作，请考虑将其纳入研讨会，如果合适的话。随着投票或评估的到来，您可以更新待定项以反映团队的输入，从而提高效率并消除可交付成果中的冗余。

应用程序示例(按工具复杂度):

  • 低复杂性：调查工具（如SurveyMonkey、CrowdSignal或谷歌表单）；
  • 介质的复杂性:讨论板或社交应用程序（Yammer、Google Groups、Slack）或用于管理积压工作的工具
  • 高复杂性：Mural，MIRO（两者都有优先级矩阵模板）；Google Draw、Google幻灯片、Microsoft Powerpoint（Office 365）（需要您在开始之前创建模板）

测绘工作坊

活动：旅程地图，经验映射，业务流程建模符号（BPMN），服务蓝图
目标：在一系列步骤或阶段中绘制用户旅程或业务流程

要查找的功能：

  • 快速对齐并添加行/列
    映射时，您需要一个工具，该工具可以快速对齐项目，并在添加新对象时保持项目对齐。因此，电子表格是一个出人意料的好工具：它为您完成所有对齐和移动，同时让您的团队专注于地图的内容，而不是地图的设计。
  • 在彼此内部嵌套对象(例如，缩放服务蓝图和旅程地图)
    这一功能对于实时研讨会并不是至关重要的，因为它会占用宝贵的时间，但它在异步研讨会中会有很大的不同，因为它帮助提供上下文，并使人们能够引用相关的研究和其他可交付成果。

应用程序示例(按工具复杂度):

  • 低复杂性：谷歌工作表、微软Excel（Office 365）
  • 介质的复杂性:视觉，素描
  • 高复杂性：壁画

影响您选择协作工具的因素

远程工作跳槽没有万灵丹-您对工具的选择不仅取决于车间活动，还取决于您的组织需求。以下因素将帮助您确定哪个工具对您的车间和团队最有意义。

同步与异步

如前所述，同步研讨会要求参与者在场，并在预定的会议期间积极参与。因此，与嵌套可交付成果的模板相比，让多个贡献者实时提供输入和编辑将是一个优先级更高的特性。

另一方面，运行异步研讨会意味着参与者将在几乎没有上下文或设置的情况下出现在workshopping工具前，因此他们需要能够通过与其他可交付成果的链接来建立上下文，或者使用注释或注释来提问题或澄清他们的想法，而不是现场讨论。

工具复杂性

有些工具具有令人难以置信的用户体验（UX）图表功能和模板，但复杂且难以学习。如果您的团队有增加研讨会和绘图活动数量的长期目标，那么花时间学习这些工具是值得的。时间投资可以提高产出质量。

但是，如果您没有时间，并且您的团队中的大多数人目前都不使用这些工具，那么培训每个人以使他们能够参加研讨会可能是一件不值得的工作。特别是如果你刚刚开始做远程研讨会，你应该限制参与的任何障碍。这种方法将帮助您尽早获得认可，并为您的UX工作实践带来动力。当你有疑问时，最好的开始工具是你和你的团队已经知道如何使用的工具。

预算

在缺乏资金的情况下，您可以轻松地让通用生产力应用程序为您和您的团队工作。Google套件和Microsoft Office模板可用于常见的UX交付物。然而，随着交付物变得越来越复杂，在没有专门工具的情况下创建交付物所需的时间也会增加（时间就是金钱——你的组织将钱花在创建交付物上，而不是花在最初雇佣你使用的技能上）。

结论

你不必只依靠现场研讨会来产生和评估见解，或绘制一个复杂的过程。你也不需要花一大笔钱来实现这些。对于您的远程研讨会来说，最好的工具可能就是您一直在使用的工具。保持简单并记住:远程办公最重要的一步就是开始做!