合并或收购后的内部网设计

为什么合并带来伟大的内部网

当合并或收购发生时，管理层和员工变得疯狂、不安和混乱的情况并不少见。因此，真正伟大的内部网可能会在合并后出现，这似乎令人困惑。但是他们做的事。事实上,每年,我们的局域网设计年度该奖项包括由合并或收购促成的卓越设计。

对此有合理的解释。主要地，内部网团队与变化和不确定性的浪潮与积极因素的舰队战斗，其中一些包括:

• 经验丰富的团队成员。一个合并后的内部网团队通常包括许多有内部网经验的人研究他们的员工如何工作．这个合并后的团队带来了关于内部网的广泛知识，并充分利用了每个组成子团队的优势。例如，一个子团队的专长可能是企业通信，而另一个则是IT。这些团队并不把对方视为对手;相反，他们认识到彼此的技能和资产，并在朝着共同目标努力的过程中相互补充。

• 两种或两种以上的内部网设计可供学习和借鉴。多个组织带来多个内部网。每一个都有成功和失败的设计团队可以学习只采用“合并”内部网的最佳特性和想法。
• 明确的管理方向。最高级别的经理建立了新组织和内联网的目标。例如，“成为一家公司”指令将包括朝着单一的企业文化努力，鼓励并使所有员工能够理解并助于达到目标。这种类型的执行计划为Intranet团队提供了一些目标，以旨在创建一个包含管理层定义的身份和政策的新的，积极的员工经验。
• 现实的目标。团队也知道他们需要具体的、可实现的重新设计目标。在合并后的环境中，像“统一组织、促进协作、支持生产力和改进搜索”这样的目标不容易在短时间内实现。因此，团队通常分为两个阶段策略明确承认这些困难:

1)“第一天内部网解决方案”是一种临时方案，它只关注满足目标的最迫切需求，并给团队时间为新内部网进行长期规划、研究和用户体验设计。

2)最终的内网解决方案建立在第一阶段收集的结果之上。

• 内部网团队有更多的自由。高层管理人员通常在合并后要做出紧迫的决定，因此，他们可能会远离日常的、详细的内部网设计决定。这种缺乏管理关注的情况允许内部网团队挖掘和工作，消除(虽然是暂时的)一些与设计内部网相关的政治因素，并将高层管理人员没有注意到的可能性降到最低用户体验设计技能尝试设计内部网用户界面。

4的事情不做在合并后的内部网

公司在合并后采用各种方式进行内部网设计:一些公司深思熟虑地设定了长期和短期目标，而另一些公司则在没有彻底考虑后果的情况下就一头扎进去。内部网团队并不一定参与为合并后的组织甚至他们的内部网定义方向。相反，这些是由管理层决定的，由人力资源专业人士、企业沟通专家或这两类人的组合决定。然而，内部网团队决定如何在内部网上执行和封装信息和特性。

下面是内部网团队应该采用的4种方法避免邮报》合并。

第一条避免策略:清除所有证据，隐藏原因

我从商学院带走的最突出的积分之一是激励员工可能很难，但它非常容易消除它们。设计Intranet或在Intranet上生成一块内容的每个人都有能力去消除员工。一个无辜的删除功能，可以被视为包含一个团队但不是另一个团队的链接名称，或者关于一个地点的新闻文章，但不是另一个的新闻文章都可以导致误解甚至警报。在您称员工过度敏感之前，想象一下，如果您已经担心您的工作保障，那么您将如何感受到你的访问一款你每天都在用的应用突然被拒绝了，没有任何解释。

一些组织决定隐藏页面、部分或整个内部网，而不向员工说明。他们基本上清除了旧公司的所有证据，功能，术语，品牌，程序，政策，工作和人。

不要不解释原因就把东西拿走。员工会感到困惑，不知道该去哪里。更不用说，你的行为可能会被理解为专横或傲慢，可能会让人感到失落感．

2 .避免策略:一切保持原样

没有公司通信小组的组织有时把通信责任留给内部网团队，他们可能或可能不擅长这项工作。有些团队只是什么都不做，只是遵循“一切如常”的信条。当工作和组织完全改变，但内部网不承认时，人们会觉得这是某种秘密阴谋，而不是简单的疏忽或沟通瘫痪。

保持多个内部网的正常运行会隐式地告诉员工，任何一个内部网都是有效的，并且会导致流程、应用程序、策略和其他类型的内容的重复。如果人们遵循错误的流程或根据错误的信息行事，后果可能是灾难性的。相反，做一个完整的内容清单和审计尽快。很可能每个内部网都有一些重叠的特性和类型内容可以编辑和组合。另外，通过团队讨论和确定一个组合的信息架构用户研究．

请注意，从长期来看，如果内容在一个地方编写和维护，然后在另一个地方交联，那么拥有多个内部网是可以的。但是，建立多个内部网的决定应该得到很好的分析，而不仅仅是一种不作为。(有些组织通过创建一个主要的内部网来解决该去哪个内部网的问题门户网站给公司里的每个人打电话。从那里，人们可以访问存储在任何内部网或任何应用程序中的更深层次的链接。但更常见的是，组织发现设计和维护一个主内部网是最有效的。)

#3避免策略:随意选择一个内网作为认可的内网

大公司收购小公司并不意味着它的内部网更好。要求被收购的员工切换到新的内部网可能会导致生产力损失和沮丧。强迫他们使用不太好的内部网会让他们觉得回到黑暗时代——这是一段没有希望的新雇佣关系的开始。

例如，可能被收购组织的内部网是高度协作的社交功能而且使用活跃，但母公司的内部网没有社交功能。让员工切换到母公司的内部网剥夺了他们在公司协作、分享、学习和发出自己声音的可能性。在删除这样的功能之前，请仔细考虑。相反地，你应该面向所有人去使用这些功能。

同时也要记住，匆忙拼凑起来的新的合并后的内部网可能和当前的内部网一样糟糕，甚至更糟。

人们不应该被迫切换到比原来的内部网更糟糕的内部网。如果没有办法适应更好的内部网(或其特性)，那么，至少:

• 传达这只是一个临时的解决方案
• 打开求助台接听更多电话
• 在内部网上提供书面帮助，以避免一些求助电话

＃4避免策略：对Intranet和公开的网站实施相同的规则

品牌内部和外部网站的管理可以也应该有所不同。面向公众的网站的新闻、宣传和内容可能与内部网的完全不同。

人员相关的特征和内容、术语和品牌相关的内容是并购后最敏感的内容。例如，品牌团队可能会规定收购公司品牌名称在外部网站上完全不被提及。然而，在内部网上不一定是这样。例如，假设收购的品牌Acme被替换为走鹃．在内部网，作者仍然可以自由地提到这个已被弃用的品牌的名字，用“过去是什么样子”来指代它Acme“或作为”走鹃(原名Acme)。”一些内部网使用后一种措辞取得了成功，随着时间的推移，完全放弃了括号。保留一段时间的旧名称是个好主意，因为这是许多员工识别品牌的方式。

合并后内部网面临的挑战

如果不加以控制，员工面临的这些常见问题可能会导致员工失去动力和离职:

• 不了解新业务或组织的新使命
• 不知道合并后发生了什么变化
• 被忽视的感觉
• 看不到或不认识自己的新同事
• 关于裁员和工作变动的猜测
• 关于新系统、过程和人员的不确定性
• 不了解在哪里提供信息（或哪个内联网是“正确的”）

成功并购后企业内部网的原理和特点

该组织的执行团队是沟通的明亮闪耀灯塔还是紧身的金库，Intranet团队应旨在通过合并后的内联网进行最好的工作。与您的管理，计划资源和基础设施合作，最后在基于这些一般原则的功能中获取：

• 尊重员工通过对任何变化保持透明。放松他们的心，让他们感到尽可能的安全。
• 沟通公司如何经营业务现在。使命宣言有改变吗?业务目标改变了吗?组织会冒险进入新的市场或细分市场吗?文化是什么?销售团队现在的销售情况如何?解释公司的计划(例如，重振我们的移动通信战略，以便利用我们新收购的Acme资产)。
• 解释如何使用内联网在短期内(例如，“Use the过渡页面查找所有更新的政策、人力资源信息和销售工具包”)。
• 团结起来通过鼓励组织和人们之间的交流。
• 介绍员工和团队一个另一个。
• 启用找到正确的信息通过主页，全球导航，搜索，和人的目录。

合并后推荐功能

没有一组特性对所有合并后的内部网都有帮助。然而，随着组织的同质化，以下几项可以帮助组织和员工度过这个转变:

• 地址簿。这员工通讯录是大多数内部网上的杀手级应用程序，并且在合并后具有极其重要的作用，因此员工可以联系正确的同事。包括员工个人资料文件，其中包含员工的技能和知识。此外，显示每个人在整个组织层次结构中所处位置的组织图表在较大的组织中特别有用。
• 企业新闻。分享新闻在公司层面，来自最高层的管理者和集中的团队，可以帮助所有员工感觉他们是同一个组织的一部分。它还能让员工了解什么是重要的，并传达出尊重。
• 来自管理层的视频信息。视频增添了文字所缺少的个人色彩。人们不能直视备忘录的眼睛。当来自组织内部的团队开始了解他们的领导以及组织的新方向时，来自经理们的个人视频信息可能是鼓舞人心的。而且，与现场会议的公告不同，视频可以在任何时间观看，如果需要还可以观看不止一次。视频信息可以表明管理者对下属足够关心，愿意花时间与他们沟通。
• 来自组织各个部门的消息。确保即使是小的团队和努力在新闻中被提及，也会让人们感到被包容，并让员工了解组织的各个方面。这类新闻也能让人们对正在进行的项目感到兴奋，并激发合作。
• 文章建议。要求员工提供新闻文章和物品的建议。一个简单的“建议文章主题”表格（询问主题，为什么它可能是有趣的，并且联系面试的人可以从组织周围产生各种想法，并帮助员工感受到涉及的员工。此外，它可以是学习和解决与人类真正相关的问题的好机会。
• 社会功能。以在线社区、涂鸦墙、评论栏、点赞或团队空间的形式进行的社交分享使团队能够非正式地交流和学习，从而促进了协作文化。(不过，在你被社交功能冲晕之前，要确保用户生成的内容是可以通过内部网的主导航菜单找到的。)
• 监控论坛或匿名电子邮件。如果发生激进的改变（例如裁员，移动，组合团队），人类需要有一个出口讨论它们。鼓励介绍内联网论坛讨论的好处意味着在一个地方可以问一次和回答所有问题。工作人员这个论坛的人可以训练如何最佳回答问题和Quell问题。此外，一个论坛建立了组织关心员工，并希望他们得到了解情况。但是，记住，没有适当的回应和教练，或者没有员工恰当地回应意见，这是一个像这样的论坛可以毁灭士气和行政团队的可信度。更不用说，如果有关福利，政策和裁员的响应不正确，它可能会使组织暴露给法律问题。最后，一些员工害怕在公共场合提出指控的问题。在这些情况下，替代解决方案可能涉及私人副本的匿名形式，或者员工可以将私人问题发送私人问题的电子邮件地址。
• 搜索。一种全站搜索它能在内部网的每一个角落和缝隙中爬行，可以赋予员工权力，并在全球导航可能失败的地方弥补漏洞。研究内部网和应用程序UI中使用的行话和常用术语。然后在元数据中添加同义词环，这样人们就会成功，即使他们搜索已退休的术语或产品。要细化术语，请考虑tree-testing你的标签和结构。
• 缩略词词典。每个公司都有自己的一套缩写词。提供一个任何人都可以搜索、浏览的wiki，并帮助所有员工学习这些缩写的微妙语言。

• 员工、项目和团队聚光灯。通过提供简短的书面(或视频)介绍员工和团队。例如，每周展示一张带有简短描述的员工照片(例如，“见见Maria Borelli，电信经理，在Acme工作3年”)。图片和标题已经讲述了一个小故事。然后点击链接可能会打开一个描述她的工作、团队、位置和一些引用的页面。或者描述一个团队——它的成员，项目，角色。一定要从公司的各个方面取样，这样就不会有被忽视的感觉。
• 管理部分。仅为管理者创建Intranet的一部分。一旦通过登录验证，请给出要通过合并的转换阶段的最佳导航所需的管理器信息。
• 短期的“过渡”内部网或页面。“桥”页、仪表板和门户网站可以是很好的过渡工具，引导员工到正确的地方，即使内部网团队正在设计一个新的内部网。特别是当最相关的信息来自不同的来源时，桥梁页面可以消除不必要的搜索和恼怒，增加用户的信心。此外，当新内容还没有归属时(因为正在设计新的内部网)，它可以暂时存放在过渡站点上。使用转换区域来提升正确的、最新的内容。设定一个时间限制，当这个临时站点将逐步淘汰(所以它不会成为主要的内部网由于设计团队的久坐不动)。
• 全球导航。让你很容易找到重要的信息通过全球导航菜单。避免使用品牌术语日常任务。例如，把“JT学习中心”换成“培训”，把“按你的方式开会”换成“会议室日程安排”。通过在菜单中组织和选择术语任务或主题，而不是组织结构．
• 易于使用。在合并后的组织中，人们可能会感到焦虑。过去每天早上向他们问候的固定的内部网现在可能已经消失了。这种变化和失落感会增加员工的压力。通过使新的内部网易于使用，可以避免一些压力。

员工角色邮政合并

在财务报表上把员工等同于“人力资本”可能是可以接受的，但在企业内部网上是不行的。组织应该表现出它认为员工是人，而不仅仅是金融资产或机器人。合并后，内部网的设计和内容应该采取步骤同情这些员工正在失去他们的朋友，正在经历巨大的变化，可能对未来感到兴奋，对新公司承诺的机会心存感激。

这是帮助设计团队的一个方法记住并考虑员工的不安更新角色包括以下三个不同的元素:

1. 焦虑丢掉工作，换工作，失去同事的可能性
2. 混乱关于在哪里查找内部网上的信息以及什么是最新的和正确的信息
3. 兴奋关于合并和它的承诺

如果你没有角色或者没有时间更新，至少考虑传达合并后的员工可能会犹豫的三种心态。当你创造一个新的设计时，问问自己这个设计在这些思想状态下是如何帮助或伤害员工的。

结论:并购后企业内部网的策略清单

使用下面的清单来指导您完成合并后的内部网设计。

1. 了解每个内部网的优缺点。
2. 调查员工如何使用他们现有的内部网。
3. 发现(从执行团队、人力资源、公司沟通和IT)周围的指导方针和规则:
   1. 信息传递(例如，当某事尚未决定时如何处理)
   2. 语气(如“清楚且恭敬”和“不轻佻且开玩笑”)
   3. 如何引用已废弃的元素，例如已经或正在被废弃的产品
   4. 品牌指南是新的或改变的
   5. 工具，例如存储当前员工目录的位置，他们将来将如何改变，以及员工如何使用（例如）临时中的MS Outlook联系人
4. 为重新设计建立简明的目标。
5. 现在和在启动时定义内部网团队的角色和成员。
6. 制定短期计划;快速制定临时解决方案。
7. 计划长期解决方案：
   1. 新的内部网设计，包含每个合并组织的所有相关内容
   2. 新内部网的品牌支持组织的目标和文化
   3. 逐步淘汰过渡性页面和特性(适当的位置只是为了在合并时连接组织)
   4. 可伸缩性，比如未来的合并，或者团队被彼此吸收
   5. 技术
   6. 治理
   7. 发布后的团队角色和内部网团队成员

为故事和经验教训从优秀的内部网设计师我们赢得局域网设计年度以及以某种方式参与合并或收购的人，请参阅我们的合并与收购，以及由此产生的内部网报告。