内容迁移本身并不是一种有效的内容策略

什么是“提升和转换”，为什么它会发生，为什么它没有效果

内容迁移(也称为“提升和转移”)发生在内容仅仅从当前的内部网转移到新的设计，而没有经过任何深思熟虑的编辑、重组、归档或删除。是的，这看起来很懒惰，但在你给“提升和转换者”打上冷漠的标签之前，要知道，许多被要求重新设计内部网的人并不是懒惰，而是被实施有效的内容策略所阻碍。重新设计一个内部网是一项艰巨的任务;删除、移动和编辑内容可能是最可怕的责任之一。此外，除了与内容纠缠在一起之外，设计师还有很多其他的活动可以让自己忙碌起来，比如:遵循表达内容愿景的强大团队的建议，衍生功能集，或者专注于品牌和营销视觉上看．

但没碰过的内容会过时，所以现在内容是完美的应该保持在非常低的水平。如果内部网的UI和品牌被重新设计，内容将至少需要同样的关注，甚至更多。

事实上,赢家2015年的局域网设计年度在将内容资产纳入新的内部网设计之前，进行彻底的内容清单和审计以改进内容资产。例如，Verizon通过删除冗余、过时和琐碎的信息，删除了50%的人力资源内容，并在需要的地方合并了其他内容。

把内容评估当成一种机会，而不是一种惩罚

假设你正在设计一个新的内部网，但你不知道你有多少主题或页面，没有用户或分析数据，也没有任何反馈你的内容有多有效是多少。在这种情况下，很容易陷入绝望的深渊。但堪萨斯州的网络策略和设计公司Level Five Solutions的产品策略师艾丽西亚•巴克斯伦德(Alicia Backlund)表示，情况并非一定如此。(Backlund之前是该公司的内部网运营经理赢得内部网团队sprint是一家全国性电信公司，为5,500万客户提供无线产品和服务。)相反，她建议改变你的观点，把重新设计看作是一个积极的前景。

“很有可能，你有相当多的内容没有用户或所有者看很长时间。每个人都会遇到这种事。”“重新设计内部网是好好审视你的内容，只采取对你有意义的行动的完美理由和机会。”

Backlund与另一位获奖的内联网设计师Kunaal Kapoor分享了这种机会主义的态度。卡普尔是总部位于美国和英国的SharePoint和UX咨询公司BrightStarr的业务发展和客户伙伴关系副总裁;必威棋牌他曾为世界上最大的独立勘探和生产公司康菲石油公司的内部网工作。

卡普尔是这样描述的:“内容目录为你提供了为未来设计的机会。抓住机会。意识形态是重新设计的第一步，也是最重要的一步。”他补充道:“我认为创造这种文化比使用任何特定的工具更重要。”

两名获奖内部网设计师:(左)Alicia Backlund, Level Five Solutions的产品策略师;(右)库纳尔·卡普尔(Kunaal Kapoor)， BrightStarr公司业务发展和客户合作副总裁。

了解员工，赋予他们权力

你怎么确定要编辑哪些内容， move, and remove?首先，不要吝啬用户研究并与整个内部网团队沟通用户信息。两位设计师都建议从真正理解员工需要什么、想要什么和做什么开始。卡普尔说:“我认为康菲石油公司内部网的成功主要是因为用户对设计团队很熟悉。，最终用户被表达和代表角色或故事。有足够的终端用户代表是内部网如此成功的原因。该公司努力不把主要精力放在技术上。内部网更以用户为中心而不是以技术为中心。”

卡普尔接着说:“从内容目录的角度来看，关键是理解人们在做什么，并与内容作者进行交流。”在用户和重复任务中寻找共同点可以提供信息，并推动内容选择。他继续说道:“如果有些内容是人与人之间共同的，而且是周期性的，比如他们每月要处理的内容，比如费用报告，那么创建模板、识别表单、将一些表单合并到一个表单中，使它们可以被搜索，从而可以非常迅速地定位。”

巴克伦同意这一点员工想要什么，需要什么是一个伟大的内部网的基石。她说:“雇主有充分的理由想要向员工传达某些信息，而员工也有同样重要的理由去不断尝试避开噪音，只关注那些他们必须知道的事情，以完成工作。”这就是好的、可靠的可用性基础发挥作用的地方。如果它对用户很重要，那么当然要迁移它。如果这对公司很重要，我也会这么做。”

可用性测试，民族志研究，甚至问卷调查都可以帮助您了解用户。

确定哪些页面没有被访问以及原因

像许多优秀的内部网设计师一样，Backlund提出了这一点页面流量是判断内容重要性的晴雨表。她说:“有一些非常明显的方法可以启动关于移动什么内容的决策过程——例如，页面流量。”“一个页面只有0.005%的用户基数浏览过(其中一半可能是你自己，因为你一开始就知道这个页面到底在说什么)，这显然是一个值得特别关注的候选页面。”

Backlund警告说，分析不能在真空中考虑。“小心些而已。数字并不总能说明一切。也许流量低是因为页面很难找到。也许一个高流量的页面实际上并没有回答所有点击它的用户的问题。”

通常有两个主要原因不能访问内容的原因: 1)它没有帮助，2)很难在菜单，搜索结果，或在页面上发现。卡普尔表示，“确保用户能够通过搜索、导航或图标轻松获取内容”是必须的。

分析以下内容以提高内容的可发现性或可发现性:

• 内容的元数据
• 链接、菜单项或指向内容的搜索结果的名称和位置
• 相关链接和内联链接

Backlund敦促将页面访问数据与用户研究结合起来:“要确切知道(数据意味着什么)的唯一方法是真正了解你的用户和他们的目标，而做到这一点的唯一方法就是不断努力。通过日常对话、测试和反馈，你越了解你的用户，你就越有信心知道什么内容对他们最重要。”

以访问时间很短的页面为例

对于人们通常只访问一会儿的页面，请考虑为什么会发生这种情况。了解:

• 员工意识到他们在正确的地方。
• 这些信息是有用的和准确的。
• 页面实际上在交互几秒钟后就成功了。(例如，用户通常在页面上寻找一个电话号码，他们会立即在页面的顶部看到它。)

寻找、理解和改正一些常见的违法者:

• 页面标题应该是可见的和描述性的，并且应该与链接这个页面。
• 标题和副标题也应该是可见的和描述性的。
• 以上信息褶皱应该有用，有趣，应该匹配页面标题，并有好信息的气味．
• 图形必须相关的和有趣的．库存艺术品或不相关的图片可能会让员工反感。
• 语言应该是可以理解的，没有行话。(然而，您可以使用属于您组织文化的一部分的术语，但请注意，不是所有的员工了解所有的行话。)

评估内容属性

你可能会想走捷径，随意删除内容，以为员工遗漏了什么内容会向你抱怨。这是一个有风险的游戏(尽管有些人会认为这比把过时的内容留在内部网要好)。更好的办法是根据特定的标准来决定删除哪些内容。

考虑以下5个属性作为指导，并为归档内容提供一个安全网。

基于标准的内容-属性指南

1. 准确性:是真的吗?是正确的吗?这是最新的信息吗?
2. 新鲜(年龄):它是什么时候创建的?最后一次编辑是什么时候?
3. 独特性:相同或类似的内容是否存在于内部网的其他地方，或位于另一个企业应用程序中?
4. 对员工的重要性有必要吗?它会影响员工的工作或工作满意度吗?
5. 对雇主的重要性:管理层希望员工拥有这些信息吗?

为你的内容要有用，考虑归档或删除遭受以下失败的页面:

• 没有人看过(根据内容类型，最近30至60天)
• 不习惯,如果可以下载，则不下载
• 没有主人
• 最近没有更新(取决于内容的类型，在最近几个月。在这种情况下，联系所有者，问他们是否想保留页面)

存档内容，但保障安全网

一旦你确定内容不有效，那就在确保安全的同时把它存档。例如，Kapoor描述了他们在康菲石油公司内部网应用的一个流程:“我们对搜索进行了一些分析，当信息被存档而无法找到时，就会报告。毕竟这些信息是相关的，所以我们提供了这些信息。”但卡普尔说，在大多数情况下，归档是正确的举动。“大部分存档内容都留在了那里。在一些例子中，当某些内容几个月没有使用，但随后人们需要它时，确实会发生这种情况。这些内容需要表现出来，然后就被包含进去了。”

当然，搜索并没有找到存档内容的用户会有负面的体验，这种体验的影响我们无法量化。然而，卡普尔说，这是两害相权取其轻。他说:“我认为，客户对归档内容感到担忧的情况相当常见。”但如果你是根据经验进行猜测，那么在大多数情况下，隐藏可疑内容是值得冒险的。卡普尔说:“如果设计隐藏了不相关的信息，对终端用户来说会更容易。事后放回去比把所有信息都给用户要容易得多。”

安全网的一个重要组成部分就是确保内部网络团队的联系信息是可见的和可用的。因此，在特定内容缺失的情况下，员工可以通过直接、主动的渠道迅速报告问题。

实施保持有效内容的方法

使用多个内部网、协作空间、团队空间和项目区域，内部网内容很快就会变得难以处理．一个非常好的想法——让每个人都有机会为他们的团队创建一个可以分享和交流的地方——可能会以一个没有索引、元数据匮乏的页面而告终，这个页面不包括在搜索中导航．卡普尔说:“治理——在支持和培训方面创建一个谁拥有什么的模型——非常关键。”

实施保持内容新鲜的制度。在内容管理系统中，这些应该是定期的、有计划的活动、系统的过程和归纳形式。以下是这些领域的一些想法。

活动

• 设置分析跟踪页面编辑和访问。自动检查以识别陈旧的内容并采取行动，如联系所有者、归档或删除它。
• 编写内容集那些已知是必要的和重要的，并计划一个策略来给予这些更高的能见度。您可以在搜索结果中提升这些项，将它们包含在全局中导航，并包括到相关内容．(短期内，对于特定的查询(例如“最佳选择”)和菜单中的其他关键位置以及相关链接，这些可能需要在SERP上硬编码。)
• 创建治理模型支持分类和标签在内容创建时。
• 提供培训和支持用于创建新内容。

CMS和内网特性

• 自动日期所有内容:创建的时候，最后一次更新的时候。
• 支持员工“内容评级”(星号或其他刻度)和所有页面的评论。回顾、分析、寻找趋势，并解决问题;将结果传递给内容所有者。
• 显示内容所有者-姓名，脸和联系信息在所有页面上。这样做的好处包括:
  • 巩固所有者跟踪和更新内容的责任。
  • 让其他员工给正确的人提供反馈。
  • 给老板施加一点社会压力，以保持信息的准确性和有用性。(如果“内容所有者”不是真正的内容所有者，您可能还希望为内部网团队成员显示信息。)
• 如果没有已知的所有者，显示联系人信息如果内容被错误地删除，内部网团队中的一个人将其恢复。
• 在CMS的创建阶段，建议(或强制)标记和分类所有的内容。向所有者解释，如果有与内容相关联的完整元数据，就会更容易找到内容。
• 在创建时，建议(或强制)所有者研究内容是否已经存在在内部网。如果是这样，就调和重复。至少，这两个主题之间是有联系的。

Backlund强调在一个地方发布特定的信息，但从其他适用的地方链接到它的重要性。她解释说:“内部网最困难的事情之一是，与网络不同，问题的正确答案通常只有一个来源——一份详细描述今年假期的人力资源文件，一份不断升级的客户投诉流程。所以一个来源必须既准确又容易找到。相同信息的多个副本充满了产生冲突信息的机会。但只链接一个区域会增加用户根本找不到答案的风险。所以，确保你有一个单一的记录来源，但把链接放在上下文中，这样你的用户(希望你的内部网搜索引擎)可以在所有正确的地方找到它。”

如果需要，咨询专家

卡普尔说，如果你的内部网页面上的蜘蛛感觉更像一只狼蛛，求助于专业人士可能会有所帮助。“很多时候，在构建内部网时，内容目录扮演着关键的角色。我们的建议是与一个做过多次内容清单的伙伴或人进行接触。当与合作伙伴一起工作时，要合作。”

总结

最吸引人的内部网具有新鲜、准确和支持的内容。要做到这一点，需要系统地决定哪些内容属于内部网，并实施计划使其保持最新。不要寻找一个神奇的公式或完美的工具来让内容目录、审计和决策成功或轻松。相反，遵循Backlund和Kapoor的建议，保持积极的态度，帮助你度过难关。

卡普尔说，许多组织犯的一个错误是“他们把新的内部网设计当作一种迁移，而不是解决重复或噪音等问题。”他建议你“把它看作一个机会，创建新的版本和新的用户体验设计，使内部网上的信息更加相关。”

Backlund建议说:“如果可能的话，花一分钟问问自己，‘内容是否尽可能地简明、客观、易于浏览?我们能不能花五分钟时间来做些实质性的改进?’如果你能，就去做吧!”

不要害怕或害怕内容评估，把它看作是你做出正确决定的最终机会。如果你开始放弃，转向“提升和转换”，那么把你的观点转向“提升”。

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