内容可以成就一个内部网，也可以毁掉它。员工可以访问公司内部网络获取与工作相关的具体信息。与公司面向公众的网站上的内容不同，内部网内容通常来自许多不同的跨职能贡献者，如人力资源、内部通信和各个部门。正确的内部网内容管理模式将保持其作为一个支持性和生产性的数字工作场所枢纽的完整性。
定义:内容管理模型是一组明确的角色、职责、标准和指导方针，涉及内容如何以及由谁产生、发布、更新和退役。
（这与内容管理不同系统[CMS]这是一种用于在容易且一致地发布的东西的技术。一些CMS软件包括支持跟踪甚至强制执行内容管理模型的功能的功能：例如，自动通知所有尚未更新一定时间内容的内容的所有者。）
我们发现内部网遵循三种内容管理模型之一:集中式、分布式或混合式。在本文中，我们将讨论每种内容管理模型，以及每种模型的优缺点。
集中的内容管理模型
在集中式内容模型中，单个团队(或数量非常少的团队)拥有内部网内容的生产、管理和发布。这个中心团队通常是内部通信团队或专用的内部网产品团队。
在集中式模型中，任何想要发布内部网内容的人——无论是在主页上还是在特定部门或团队的页面上——都要向集中式团队提交请求。与我们合作的一些组织已经有了正式的流程，例如使用在线请求表单或专用的电子邮件地址来管理内容请求。另一些则采用一种特别的安排，即每个部门在中心团队中都有一个专门的联络点来提出请求。后一种方法通常更好，因为它提高了效率，分配了工作负载，并最大限度地减少了中心团队人员的上下文切换。
该模式的其他好处包括:
- 不想要的内容不会发布:中央团队充当内容看门人，因此团队或部门发布内容不太可能只是因为他们认为自己需要它，而不是考虑用户的需求。
- 所有内容都经过审核:中央团队可以实施内容标准和指导方针，包括适当的格式和表示。
- 很少有人需要接受培训:许多组织遇到难以使用的内容管理系统(CMS)的挑战。对于集中式模型，只有中心团队需要频繁地使用它，因此不需要对中心团队之外的人员进行广泛的、持续的培训。此外，中心团队不需要对员工进行培训为网络写作由于其团队成员是唯一负责确保公布内容符合必要标准的人。
- 中央团队对Intranet内容的全面了解：鉴于所有请求都通过中央团队，其成员了解哪些信息可用，它位于Intranet上。添加新内容时，它们能够确定将其放置的位置，如何标记它，以及链接到它的页面。此外，当人们更少的人发布时，一致的内容格式更可能是因为与商定格式不那么偏差的风险较小。
不幸的是，这种治理模型也有一些缺点:
- 中央团队耗时:中央团队必须有资源和时间来审查内容请求，并帮助个人起草适当的内容。
- 缓慢的内容制作周期:因为内容作者必须经过审批过程，所以在内容发布之前通常需要准备时间。在某些情况下，这种准备时间完全阻止了内容创建者在内部网上发布内容，相反，他们通过其他方式共享信息。这些实践最终会降低内部网对用户的用处。
分布式内容管理模型
在分布式内容管理模型中，内容生产是大众化的。不是让一个中心团队批准请求并发布新内容，所有权在整个组织中传播。通常，中央团队只在内容管理系统上创建用户帐户，并向新管理员提供初始培训。在这个模型中，中心团队成员还可以控制全局导航、主页上的某些内容特性(例如新闻旋转木马)和搜索功能。
采用这种模式的好处包括:
- 更强的主人翁意识和参与感:通常，支持内容生产和管理民主化的内部网创造了一种共享的所有权感，并有助于形成一种包容的文化，在这种文化中，所有的声音都很重要。
- 更快的内容生产周期：重要的内容可以快速沟通或更新，因为管理员不需要寻求批准。这种能力在正在经历大量变化的组织中尤其有用。
不幸的是，这种方法也有缺点:
- 训练要求：中央团队必须经常通过CMS培训、web内容的最佳实践以及特定页面布局或设计系统组件的使用标准来支持新的管理员。如果没有这些限制，管理员可能会过于自由地编辑原始HTML，或者使用他们认为最适合页面布局的内容。毫无疑问，这些做法会导致无法控制的不一致，并对内部网的视觉设计和用户体验产生负面影响。通常需要更多的训练来纠正这些坏习惯。
- 定期审计需要:不是每个人都擅长网络写作，也不是现实的，假设内地专家可以快速拿起有效管理内容所需的适当技能组。尽管提供了内容风格指南和标准，但内容管理员通常会在创建内容时将牺牲品陷入困境。为了保持内容有用和可用，中央团队需要定期进行审计。需要整流的常见问题包括：已经创建的空白页面，因为期望他们需要它们但是未使用，缺乏页面描述，差微内容创作．例如，页面可能会错过元描述，有非描述性的页面标题，或者缺乏适当的标签，这样内容就不会出现在搜索结果页面中。
- 质量/数量:拥有分布式内容管理模型的内部网通常比那些遵循其他模型的内部网拥有更多的页面。通常，这些页面没有适当的元数据(例如，在页面标题中没有关键字或不完整的元描述)，并将导致网站搜索索引不相关或过时的结果，从而降低搜索效率。
- 由部门的内容享受：为了使内容管理变得容易，内部网的信息架构是否经常围绕管理员和他们的页面进行结构自己的。让人力资源管理员访问一个HR页面要比让她更新10个不同页面上的元素容易得多。然而，这种方法通常意味着内容组织不支持用户的目标和任务。
- 语音质量和音调不一致：当内容是由许多不同的人创建时，内容的风格和语气可能会有很大的不同。这种不一致并不像面向消费者的网站那样成问题，但如果内部网的一个区域友好而随意，而另一个区域权威而正式，就会降低员工的用户体验。
混合内容管理模型
在混合模型中，一些内容由一个中心团队拥有，而其他内容所有权是分布式的。通常，一个中心团队将管理主页和导航中的顶级登录页面。对新导航项或顶级页面的请求通常是向中心团队发出的。二级和三级页面由分布在整个组织的内容管理员控制，但完全遵守发布指南。这种混合模型提供了在体验框架内自由创建内容的良好平衡:任何人都可以向内部网贡献内容，但管理员在发布之前帮助确保内容符合相关性、写作风格和表示的标准。这种方法使内部网上的内容具有相关性、整洁性并符合标准。在这个级别上，内容管理员还可以自己创建额外的子类别页面，并根据需要编辑内容。
采用这种内容管理模型的好处包括:
- 控制大部分内容的结构:内部网内容的结构在顶层是固定的，在这一层的任何更改都是经过深思熟虑的。
- 适当的内容管理自由度：不像集中式模式，用户经常抱怨他们不能随心所欲地控制自己的内容，在混合式模式中，内容管理员得到了足够的控制权。这意味着管理员可以为内容中涉及的主题提供他们的主题专业知识，而数字和可用性专家可以维护组织、演示和沟通的细微差别，以保持良好的内部网员工体验。
缺点包括:
- 适度的训练要求:虽然需要更少的内容管理员，但混合方法仍然需要在如何使用CMS、为web编写和正确使用页面级组件方面进行适当的培训，尽管没有完全分布式的内容管理模型那么多。
- 需要适度标准和审计：较低层次的内容仍然需要遵循特定的标准，需要进行审计;然而，这比分布式内容管理模型所需的工作量要低得多。
有效内部网内容管理的建议
无论您选择何种内容管理模式，以下建议都适用:
- 应始终成为Intranet的愿景，目标和中央团队。总应该有一个团队着眼于内部网的全局，以监视它是否实现了目标，即使这个团队可能不会产生很多内容。搜索性能好吗?生成的内容是否支持用户的任务?没有这些元素，内部网就有变成垃圾抽屉的风险。
- 内容制作人必须接受培训．太多的组织只是简单地培训用户如何使用CMS，或者，更糟糕的是，他们为每个人提供管理员访问权限，但却没有跟踪管理员是否可以访问和正确使用CMS。培训不仅应该包括如何使用CMS，还应该包括如何写好副本和如何正确布局页面。模板超越了头部和左侧导航;管理员还必须学会如何正确地使用内部网组件来容纳页面内的内容。
- 应该广泛地交流内容管理和治理模型．我们研究过的伟大内部网提供了针对谁创建内容，制作新请求的流程的特定标准和指南，以及当内容应退出时。这些标准是严重的，并且广泛传播，所以毫无疑问，内容生活在哪里和多长时间。最好的内联网没有决定这些标准本身，而是从知识工作者到领导力的利益相关者，传达了为什么指引存在以及它们很重要。在Intranet上提供设计原则和全面的指南，供任何人审查和轻松理解。
为企业内部网和组织选择正确的内容管理模式取决于多种因素，包括企业的规模、企业内部网的目标(它是一个跨分布式办公室连接员工的平台，还是意味着它支持生产力、效益和企业新闻?)拥有内部网的团队的能力，以及高层领导的支持程度。了解每种模式成功所需的条件可以帮助组织选择正确的内容管理模式，以改善内部网，并最终改善员工体验。
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