如何在Intranet上组织COVID-19信息

为了在当前环境中为员工和企业服务，intranet设计者的首要任务是易用性员工可以直接发现、查找和使用新冠病毒19和其他信息。

我与几位内联网设计师进行了交谈，并查看了今天的内联网示例，共19次。以下是intranet团队用于集成的一些策略关于冠状病毒的新信息加入他们现有的内联网设计:

• 一应俱全：将所有或大部分冠状病毒相关信息放在内联网的一个页面或专用部分

• 集成COVID-19内容:将2019冠状病毒病相关信息纳入信息架构(IA)和内网全球导航

无论您采取何种方式添加COVID-19内容，都应通过以下方式预防问题:

• 具有相关内容的网页
• 改进页面元数据（关键字标记、主题和页面标题），以便在搜索中查找信息

全部（或大部分）在一个地方

出现的一种设计方法是在一个地方提供与新冠病毒-19相关的信息：

• 主页上的横幅广告和到新冠病毒相关部分的链接
• 一个包含简短描述和链接的中心页面所有与COVID-19有关的内容
• 一组新冠病毒-19–特定页面

万通数字通信主管贝齐·科丁（Betsy Codding）报告说，该公司提供保险和其他金融产品，在其内部网上提供“主页特殊信息和独立信息页面：一站式服务，提供与在家工作、公司应对危机、工具和资源相关的所有信息。”。“随着危机的形成，我们有大量的通信和信息资源与员工共享，我们希望提供一种在单个位置访问信息的简便方法。”

在欧洲核子研究中心有限公司，内部网团队创建了一个包含所有更新的页面，比如办公室关闭和公司差旅政策的更改。“我们是一家为医院和其他医疗保健提供商服务的全球医疗技术公司，因此疫情给我们的同事带来了相当多的内部信息，”Cerner Corp.的通讯合作伙伴和内部网战略家Tara Saylor解释道。这个内部网已经很成功了，有记录的流量和反馈信息都很清晰和一致。此外，塞勒表示，“提交给人力资源服务中心等支持团队的问题比预期的要少，参与度也提高了;与同事的幸福感和心理健康有关的‘柔和’信息很受欢迎。”

同样的,国际亲善行业由美国和加拿大157个以社区为基础的自治组织组成的网络冠状病毒信息和资源网页。学习与参与经理Sarah DiPasquale解释了该组织如何应对COVID-19，希望为其成员“在一个中心位置”捕捉所有与COVID-19相关的内容。(每个当地的慈善组织都设计自己的项目和服务，帮助人们在居住地附近找到工作。)她解释说:“通常情况下，信息是在我们内部网的各个社区中组织和保存的，但鉴于情况的紧迫性，我们认为重要的是确定网站上所有COVID-19新闻和文件的一个部分，以便我们可以将用户指向一个主页。我们确定了损失预防和安全社区作为存放这些信息的地方，因为它与业务连续性规划和应急管理有关。

这一策略似乎对发现新冠病毒-19信息非常有效，因为在3月份，该团队看到了大量的访问冠状病毒信息与资源网页和随后的特刊网页，其流量在那段时间内远高于内联网的其他网站。

能源公司First Solar, Inc.采取了类似的方法。“我们需要一个一站式的网站，提供冠状病毒新闻和信息，”全球内部沟通高级经理艾米·海斯勒(Amy Heisler)说。该团队创建了一个冠状病毒新闻与资源在SharePoint Modern界面上构建的集合网站。“它位于我们的内部网内，员工和承包商都可以访问，”海斯勒说。“信息过去（现在）来得很快，这个解决方案使我们能够将人们想知道的一切整合到一个地方。”海斯勒表示，频繁的更新得到了赞赏，First Solar的新冠病毒-19内部网工作受到了员工的好评。

一种推荐的长期方法来设计内联网的IA全局导航是重新排序和重命名部分，以符合所有内容的逻辑性和可理解性。但这种类型的重新设计可能非常困难和耗时。因此，对于有限时间内的紧急、短期方法，将所有与冠状病毒相关的内容放在一起，并从主页上突出链接到这些信息是一种安全的策略，因为这样可以方便（1）用户查找这些内容，以及（2）内容管理员维护和更新这些内容。

如果您的内部网和内容团队规模较小或规模较大，这可能是最安全的策略。

整合新冠病毒-19含量

随着时间的推移，一些内部网团队开始将新冠病毒-19的内容整合到网站的其他部分。这种方法需要更多的工作，但是内部网团队将来可能不需要重新检查内容的位置。

尽管GII一开始将所有COVID-19内容放在一个地方，但它已经在内部网IA的永久部分创建了新的页面。“随着情况的发展，增设了六页以处理特别问题领域:财务和运营、使命和合作伙伴、人力资源和员工、政府响应、通信和数据”迪帕斯夸尔说。“每个页面都链接到我们的原始冠状病毒信息与资源登录页。“交联对于使信息可查找非常重要。

未来的内容和IA战略

计划整合新常态的持续流程和程序。共同的,，严格的内容策略与内部网有关在临时地方留下永久信息. 例如，策略可能以新闻项目开始，然后在新闻内部网的一部分永远不会更新、移动或从网站的相关页面链接到。或者，一个团队可能会创建一个有用的工具，并将其永久放置在SharePoint网站中，而不是将其转移到所有员工都能找到的内部网上。换句话说，没有计划将临时信息转换为永久的、合乎逻辑的、可查找的、可搜索的格式和位置。这个错误的两个后果是:

• 员工错过了相关的、重要的信息或工具，这些信息或工具可以提高生产率、安全性、销售或客户忠诚度。
• 员工引用旧的、不准确的、过时的信息，浪费时间或犯严重错误，如向客户提供错误的服务或信息，或使个人和组织暴露于安全和法律问题。

不要让这种情况发生在新冠病毒-19信息和工具上。相反，设计师应该确定临时信息何时变得持久。什么时候你会把这些很棒的在线会议技巧从coronavirus页面转移到关于有效工具使用的部分？您是否会让团队分享他们关于新冠病毒-19以外主题的安全视频，如果是，这些视频在内部网上最容易找到？你会继续进行集体冥想吗？如果会的话，当冠状病毒页面不再重要的时候，时间表会去哪里？

你将短期信息转化为长期信息的计划和行动将是一个长期的努力，因为科学预测我们在一段时间内不会回到过去面对面交流的方式。因此，内部网团队应该针对不同的阶段进行计划。

半永久性信息是我们知道将要改变的信息。我们想让员工也意识到这一事实。考虑员工的需求和过程，作为社会疏远规则和程序的变化，当你这样做：

报告每个新阶段和员工应遵循的程序的变化。例如，假设所有人都在家工作，但下一阶段要求一些办公室员工全职回到办公室。站点将交流关于更改的点，可能像下面的示例一样。

Acme公司:重返职场:

说明哪个阶段是当前的，哪些阶段和程序不再是当前的。如果用户碰巧发现一个过时的过程，他们应该马上意识到它已经被弃用了——因为页面明确地这样说。（理想情况下，该页面应完全删除。）例如，假设一家已关闭的餐厅开始提供路边外卖接送服务，然后，他们开始允许餐厅以25%的餐厅容量用餐。内联网将传达员工应该如何亲自互动、如何设置表格、如何与公众共享这些信息以及每个人都应该期待什么。内部网还应告知员工应继续支持并加快当前与路边提取外卖订单相关的流程。

美味餐厅的新冠病毒-19反应阶段：

结论

将COVID-19信息发布到内部网，并确保信息的准确性和可查找性是目前的主要重点。但是为明天做好计划，当一切开始正常化的时候。为如何提供和组织与冠状病毒相关的内容制定一项长期战略，以便于查找和维护，并考虑如何将该部分内容转移到内部网的永久位置。

我要衷心感谢内部网设计者和组织，他们分享并允许我们分享他们的例子，希望在大流行期间和之后帮助其他内部网团队。除了文章中提到的人，还要感谢SORINT.lab的UI专家和UX专家Andrea Forlani。

见相关文章：您的Intranet上的COVID-19内容.