如何在Intranet上组织COVID-19信息

在当前环境下，为了服务于员工和企业，内部网设计者的首要任务是易用性。它必须是员工可以直接发现、发现和消费COVID-19和其他信息。

我与几位内部网设计师进行了交谈，并研究了在COVID-19时代的内部网。下面是内部网团队用于集成的一些策略关于冠状病毒的新信息加入他们现有的内联网设计:

• 都在一个地方:将所有或大部分冠状病毒相关信息放在内联网的一个页面或专用部分

• 集成COVID-19内容:将2019冠状病毒病相关信息纳入信息架构(IA)和内网全球导航

无论您采取何种方式添加COVID-19内容，都应通过以下方式预防问题:

• 用相关内容交联页面
• 改进页面元数据(关键字标签、主题和页面标题)，使信息可以在搜索中找到

所有(或大部分)都在一个地方

目前出现的一种设计方法是在一个地方提供与covid -19相关的信息:

• 主页上的横幅广告和链接到covid -19相关部分
• 一个包含简短描述和链接的中心页面所有与COVID-19有关的内容
• 一套针对covid -19的页面

MassMutual这家公司提供保险和其他金融产品，在其内部网提供“一个主页特别信息和一个独立的信息页面:一个一站式商店，提供与在家工作、公司对危机的反应、工具和资源相关的所有信息，”数字通信主管贝琪•科丁(Betsy Codding)报告说。“随着危机的形成，我们有大量的通信和信息资源可以与员工共享，我们希望提供一种在单一地点访问信息的简便方法。”

在欧洲核子研究中心有限公司，内部网团队创建了一个包含所有更新的页面，比如办公室关闭和公司差旅政策的更改。“我们是一家为医院和其他医疗保健提供商服务的全球医疗技术公司，因此疫情给我们的同事带来了相当多的内部信息，”Cerner Corp.的通讯合作伙伴和内部网战略家Tara Saylor解释道。这个内部网已经很成功了，有记录的流量和反馈信息都很清晰和一致。此外，塞勒表示，“提交给人力资源服务中心等支持团队的问题比预期的要少，参与度也提高了;与同事的幸福感和心理健康有关的‘柔和’信息很受欢迎。”

同样的,国际亲善行业由美国和加拿大157个以社区为基础的自治组织组成的网络冠状病毒信息和资源网页。学习与参与经理Sarah DiPasquale解释了该组织如何应对COVID-19，希望为其成员“在一个中心位置”捕捉所有与COVID-19相关的内容。(每个当地的慈善组织都设计自己的项目和服务，帮助人们在居住地附近找到工作。)她解释说:“通常情况下，信息是在我们内部网的各个社区中组织和保存的，但鉴于情况的紧迫性，我们认为重要的是确定网站上所有COVID-19新闻和文件的一个部分，以便我们可以将用户指向一个主页。我们确定了防止损失及安全社区作为存放这些信息的地方，因为它与业务连续性规划和应急管理有关。

这一战略似乎有效地让COVID-19信息被发现，因为在3月份，小组看到了大量访问冠状病毒信息与资源网页和随后的特刊网页，其流量在那段时间内远高于内联网的其他网站。

能源公司First Solar, Inc.采取了类似的方法。“我们需要一个一站式的网站，提供冠状病毒新闻和信息，”全球内部沟通高级经理艾米·海斯勒(Amy Heisler)说。该团队创建了一个冠状病毒新闻和资源在SharePoint Modern界面上构建的集合站点。Heisler说:“它位于我们的内部网中，合作伙伴和承包商都可以访问。”“信息过去(现在)来得很快，这个解决方案让我们能够将人们想知道的一切整合到一个地方。”海斯勒说，频繁的更新受到了赞赏，第一太阳能公司的新冠病毒内部网工作受到了员工的好评。

一种推荐的长期方法来设计内部网的IA全局导航是重新排序和重命名部分，以符合所有内容的逻辑和可理解。但是这种类型的重新设计是非常困难和耗时的。因此,对于紧急的短期方法在有限的时间内,把所有coronavirus-related内容在一起,突出从主页链接到这个信息是一个安全策略,因为它很容易为(1)用户发现这个内容和(2)内容经理维护和更新它。

如果您的内部网和内容团队规模较小或规模较大，这可能是最安全的策略。

集成COVID-19内容

随着时间的推移，一些内部网团队开始将COVID-19内容整合到网站的其他部分。这种方法需要更多的工作，但内部网团队将来不太可能需要重新考虑内容的位置。

尽管GII一开始将所有COVID-19内容放在一个地方，但它已经在内部网IA的永久部分创建了新的页面。“随着情况的发展，增设了六页以处理特别问题领域:财务和运营、使命和合作伙伴、人力资源和员工、政府响应、通信和数据说:“素质。“每一页都链接到我们的原始页面冠状病毒信息与资源着陆页。”交联对于信息的可寻性很重要。

内容和IA战略展望

为新常态整合持久的过程和程序的计划。一个通用的、严重,内容策略与内部网有关在临时的地方留下永久的信息．例如，策略可能以新闻项目的形式开始，然后位于新闻内部网的一部分永远不会更新、移动或从网站的相关页面链接到。或者，一个团队可能会创建一个有用的工具，并将其永久放置在SharePoint网站中，而不是将其转移到所有员工都能找到的内部网上。换句话说，没有计划将临时信息转换为永久的、合乎逻辑的、可查找的、可搜索的格式和位置。这个错误的两个后果是:

• 员工错过了相关的、重要的信息或工具，这些信息或工具可以提高生产率、安全性、销售或客户忠诚度。
• 员工指的是旧的、不准确的、过时的信息，浪费时间或犯严重的错误，如给客户提供错误的服务或信息，或使个人和组织面临安全和法律问题。

不要让COVID-19信息和工具发生这种情况。相反，设计师应该决定什么时候临时信息会变得持久。什么时候你会把那些很棒的在线会议技巧从冠状病毒页面移到关于有效使用工具的部分?你是否会让团队分享关于COVID-19以外主题的安全视频，如果是，这些视频在内部网的哪些地方最容易找到?如果是这样，当冠状病毒页面不再重要的时候，你的日程安排会去哪里?

你将短期信息转化为长期信息的计划和行动将是一个长期的努力，因为科学预测我们在一段时间内不会回到过去面对面交流的方式。因此，内部网团队应该针对不同的阶段进行计划。

半永久信息是我们知道会改变的信息。我们想让员工也意识到这个事实。随着社交距离规则和程序的变化，考虑对员工的要求和流程，当你这样做时:

报告每个新阶段和员工应遵循的程序的变化。例如，假设所有人都在家工作，但下一阶段要求一些办公室员工全职回到办公室。站点将交流关于更改的点，可能像下面的示例一样。

Acme公司:重返职场:

说明哪个阶段是当前的，哪些阶段和程序不再是当前的。如果用户碰巧发现一个过时的程序，他们应该立即意识到它已被弃用——因为页面明确地说明了这一点。(理想情况下，该页面应该被完全删除。)例如，假设一家已经关闭的餐厅开始提供路边外卖服务，接下来，他们开始允许餐厅以餐厅容量的25%用餐。内部网将交流员工应该如何面对面交流，如何设置表格，如何与公众分享这些信息，以及每个人应该期待什么。内部网还应该传达员工应该继续支持和加快目前与外卖订单的路边取货相关的流程。

Yummy餐厅应对COVID-19的阶段:

结论

将COVID-19信息发布到内部网，并确保信息的准确性和可查找性是目前的主要重点。但是为明天做好计划，当一切开始正常化的时候。为如何提供和组织与冠状病毒相关的内容制定一项长期战略，以便于查找和维护，并考虑如何将该部分内容转移到内部网的永久位置。

我要衷心感谢内部网设计者和组织，他们分享并允许我们分享他们的例子，希望在大流行期间和之后帮助其他内部网团队。除了文章中提到的人，还要感谢SORINT.lab的UI专家和UX专家Andrea Forlani。

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