在正常情况下,当人们不在适当的地方避难时,a成功的内部网实现以下全部或部分目标:

  • 通知员工他们需要知道的信息
  • 提供对工具、资源和过程的轻松访问
  • 提供协作功能
  • 沟通并支持领导的愿景
  • 激励员工
  • 充当组织的策略、利益和消息的单一信息源

在新冠疫情之后,实现这些目标变得更加重要,因为内部网成为员工与组织和同事之间的生命线。此外,不可低估的是,大流行病呈现出的特殊用户需求以及员工在以下条件下工作时的心理状态:

  • 与他们以前的工作环境、过程和工具不同
  • 通常都不如他们的理想
  • 由于变化、不合标准的工作条件、挫折、对未知的恐惧、疾病、悲伤或无数其他因素而感到不安或痛苦

此外,团队面临着前所未有的合作方式的挑战。

4种类型上内联网COVID-19相关的内容的

在当前的环境下,为了服务于员工和企业,内部网设计者受到以下信息需求的指导:

  1. 健康和福利:帮助员工获得关于保持健康的基本信息
  2. 虚拟工作帮助:让员工更容易获得在家工作所需的工具和信息
  3. 2019冠状病毒病导致的工作流程变化和指导:提供流程,信息和工具如何在组织的推荐工作方式,以及如何为客户提供服务和外部受众的其余部分尽可能地
  4. 联系和参与机会:培养组织的文化和价值观,支持同事之间的联系

此外,无论内容的类型如何,intranet设计人员都发现这对于确保光,快速读取页面该显卡保持在最低限度,以适应繁忙的网络和缓慢的页面加载速度。

健康与福利信息

内部网提供与身心健康、工资、休假和其他福利和支持有关的信息。但它们也应该展示当前形势的最新和最相关的信息。例如,通常一个组织可能会要求员工向CDC查询关于保持健康的信息。然而,今天,由于形势的严重性和信息的及时性,内联网团队选择发布有关在COVID-19期间保持身心健康的措施。

实际提供的材料以及它们的优先顺序在很大程度上取决于:

  • 组织文化
  • 员工可能接触病毒的情况
  • 在组织位置的曝光
  • 内部网团队可用的时间和资源

索林实验室意大利数字技术咨询公司,于2020年2月23日开始在家工作。不久之后,随着意大利开始出现大量冠状病毒病例,内部网团队开始汇编、制作和提供COVID-19信息。SORINT的UI专家和UX专家Andrea Forlani表示。截至2020年4月14日,意大利正处于危机的阵痛中,该公司向其员工提供了关于以下主题的信息:

  • 冠状病毒
  • 卫生措施
  • 心理支持
  • 意大利红十字会
  • 假日,支付,无薪休假
  • 员工可以捐款帮助他人

能源公司First Solar的冠状病毒网站主页链接到许多有用的资源,以及与保持健康有关的故事,无论是在制造工厂、办公室还是在家里工作。方式主题包括:

  • 组织内使用口罩
  • 制作消毒剂以满足安全需要
  • 保持生产设施开放
  • 现场的安全实践视频
  • 神话的地沟油
  • 自我报告症状或隔离
  • 冠状病毒追踪图
  • 疾病预防控制中心
  • 欧洲疾病控制中心
  • 国际SOS
  • 马来西亚卫生部
  • 越南卫生部
  • 世卫组织

阿肯色大学农业部(U (A))提供A提高工作效率和情绪健康的小贴士在其内联网上。

NIS组这是一家总部位于塞尔维亚的能源公司新型冠状病毒肺炎该网站的部分后立即封锁状态,相关的新闻以及有关该公司和塞尔维亚的信息。提供Intranet上的健康相关的内容包括:

  • 公司内部新增病例数、治愈病例数、自我隔离员工数
  • 塞尔维亚新病例数量
  • 在公司紧急联系
  • 医疗机构联系人
  • 公司具体部门采取的措施清单
  • 建议在该领域和家庭安全工作
  • 可以在家锻炼视频
  • 与Covid-19有关的新闻
来氟米特旗帜蓝色“对这些事件采取行动”;对“HELTH资源”标题OC =约链接版本正确的轨道“强调?”,以及“24小时免费健康信息”
左:公司内部网 万通 这家公司提供保险和其他金融产品,包括现场瑜伽课的广告和免费咨询(员工援助计划的一部分),旨在支持员工的精神和身体。
右图:MassMutual的内部网还包括关于如何练习社交距离的内容、关于24小时健康信息热线的提醒以及远程健康服务。虽然员工可能一直享有这些福利,但提醒他们并在需要时随时准备这些福利是很有帮助的。它们表明该组织关心并努力帮助其员工。

员工需要采取的紧急信息或关键行动最好在一个高度突出的空间中传递,因此组织正在利用内部网上指定的“警报”点。例如,的内部网团队欧洲核子研究中心有限公司该网站利用了有针对性的警报功能,突出显示受影响地区的关键更新。在内部网主页的主导航下方有一个亮红色的文本框,它根据地理位置来定位信息。第一太阳冠状病毒网站首页上方的蓝色警报横幅传达了员工在出现COVID-19症状时应该做什么。

虚拟工作帮助

内部网是让员工轻松访问工具在家高效安全地工作。他们还提供如何在家工作的信息和技巧。

亚利桑那大学的内部网设计师以没有虚拟工作经验的员工为目标,“在内部网上添加了新的行动号召和网页,完全专注于教育我们的员工远程办公,”亚利桑那大学数字媒体项目经理艾米·科尔(Amy Cole)说。

12个灰色框在内容区,红色的文字链接关于“缩放”,“连接”和更多相关的话题
亚利桑那大学的内部网提供了使用Zoom和其他远程工作技术的具体帮助。

“我们有了新的政策和资源,也为那些需要远程办公培训的非技术员工提供了额外的培训资源,”科尔说。例如,团队提供了一个Hump-Day黑客——每月进行一次技术培训,演示Box存储和微软表格等软件;远程办公星期二- 办公时间(新的虚拟环境)里的人询问有关IT人员的问题是如何在他们的工作远程最好的作品。

灰色背景和黑色文本链接的列表,主题如:你的电话?、经济技巧和远程访问(VPN/VNC)
远程办公资源在亚利桑那大学内部网的网页上提供了与在家工作有关的帮助。
顶部的“目光接触”、“相机角度”和“显示温暖…”信息图。下面是一封关于如何避免视频会议的信件,请参考下面的提示,以充分利用视频会议。
的移动应用程序 Elabram系统 该公司是一家人力资源解决方案提供商,在虚拟沟通、在线会议中进行眼神交流和微笑方面提供了帮助。
左:缩放图标;右:“保持网络强大”的横幅和参考和链接到文件阅读
: MassMutual提供关于确保Zoom会议安全的说明。右:MassMutual的企业信息安全小组协调与大流行相关的网络威胁和网络钓鱼的消息传递。
2列文字、粗体副标题和最下面的项目符号。“在家工作的IT资源”、“远程连接工作辅助工具”和“联系服务台”是一些主题。
First Solar提供了一个简洁的页面,提供了有关远程工作的提示和链接,包括何时使用哪种数字媒体、如何处理缓慢的家庭网络以及如何编写有效的电子邮件等详细信息。

2019冠状病毒病导致的工作流程变化和指导

内部网提供了关于新的工作流程和关于在今天的情况下最好地为客户服务的指导。一些主题包括:

  • 管理和领导人员
  • 如何在人的同事互动
  • 与客户合作
  • 如何与公众打交道
  • 安全要求及程序

国际亲善行业根据学习与参与经理Sarah DiPasquale的说法,内部网使组织中的新过程成为可能。她说:“许多亲善组织从提供面对面服务转变为提供虚拟服务,以便在设施关闭或开放但访问受限的情况下,重要的使命服务可以继续提供。”“特派团和伙伴Page被指定为一个页面,用于存放与支持团队成员相关的资源,同时进行虚拟、虚拟病例管理以及虚拟便利的有效做法。”

在中心放置6张模糊卡片,主题包括:“财务与运营”和“沟通”。
MyGoodwill提供有关工作、财务、合作伙伴、政府应对措施的新冠病毒相关信息。自定义平铺指定每个特殊兴趣区域。设计人员预计这种模式会为用户所熟悉(因为它在intranet上被广泛使用)。

在家工作可以提供良好的培训机会。U of A将其面对面课程转换为远程课程(使用Zoom或Facebook Live),并添加了额外的远程工作主题。

正如科尔所报道的那样,亚利桑那大学的内部网覆盖了与组织外的人合作的内容:“我们还增加了他们需要向公众传播的信息。(我们是一个教育公众健康和健康以及农业的组织)。”

例如:“本地新闻发布模板”和“本周:第2周发布”。链接列表包含页面的大部分内容。
通信工具包是局域网U上的一个工具;它储存了员工在与公众合作时可以使用的covid -19相关信息。

除了像这样的话题居家办公网络安全在MassMutual的内部网上,其他一些与工作相关的话题包括:

  • 领导团队
  • 旅行
  • 客人
  • 会议和会议
卡通人与对话提示,链接,照片男人和男孩望着窗外在一起
MassMutual的内部网有一个经理专区,只显示给以经理身份登录的用户。该部分包括通过冠状病毒引导的信息。

首先,一些与工作相关的主题包括:

  • 经理资源
  • 访客筛选
  • 社交媒体政策

Sorint。lab以遵循特定的敏捷工作方法而闻名。它的内部网提供了关于它的信息,以及如何进行虚拟操作。

Elabram Systems在印度尼西亚、马来西亚、泰国和菲律宾的员工都使用该公司的劳动力管理系统(WMS),这是一个考勤应用程序,允许员工在家记录考勤并跟踪他们的位置。使用GPS追踪个人位置受国家具体规定的约束,而Elbram的WMS应用程序必须通过这些规定来创建一个有用但守法的工具。

Elabram Systems的IT解决方案经理M. Kenji Fadlin Azimi说:“我们的目标是让员工即使在家里工作也能保持联系和工作效率。”“这个应用程序可以帮助人力资源和主管监控并确保员工待在家里,避免与外面的人接触。当员工记录出勤时,该应用程序使用GPS定位他们。”

左:一个大记录出席人数在屏幕的底部按钮很容易让员工能够登录他们的出席。右:一旦员工登录她出席在Elbram Systems的WMS应用程序,该应用程序显示员工的照片,姓名,地址,GPS坐标,日期,时间和事件(在这个例子中,一个会议)。
带有员工信息的表,顶部带有排序和筛选选项
Elbram System的经理可以(在桌面上)看到员工的列表,他们在哪里工作,工作了多少小时。
2张饼图和一张关于迟到和工作时间的表格
Elbram Systems:在桌面上,一个仪表板显示了描述有多少人不在办公室的图表。

联系和参与机会

让员工感到自己受到重视,并让他们有机会与组织及其同事建立联系,这一点很重要。关于其他员工以及组织为员工、客户或世界所做的事情的内容可以鼓舞士气。反映组织文化和价值观的新闻和基本信息可以发挥很大作用。

这种联系和精神可以有多种形式。例如,Cerner公司的内部网有:

  • 在Yammer上创建并策划了新的社区,以帮助员工在远程工作中感受到支持和联系
  • 联想提供的福祉资源,如健身类和精神卫生资源的直播流
左边有“帮助,支持,指导”的标志。右raid,蓝色天气和登录信息在顶部,色下面亮绿色“COVID-19 >”横幅。
在MassMutual的内部网主页上现在趋势Section(显示在右栏中)便于员工看到他们的同事选择阅读什么。这些信息可以培养一种联系的感觉。在中心的传送带中,经过精心策划的头条新闻会发出对组织价值核心有帮助的信息。

像上面提到的亚利桑那大学提供的培训是另一种方式,让人们感觉与组织中的其他人联系在一起。

顶部有麦克风照片的紫色横幅,下面是关于冠状病毒影响的信息
第一太阳能公司通过发布有趣的故事来促进用户参与,不仅在其冠状病毒网站上,还在WYNTK (What You Need Know)电子邮件和Yammer上强调了这些故事。这种方法扩展了范围并允许交互。

NIS集团还在其内部网上提供了各种参与元素,如:

  • CEO的视频
  • 一个新的公司播客
  • 采访专家
  • 关于新环境中现场工人的故事
  • 关于如何在家里有乐趣不同年龄的儿童咨询
  • (员工分享)烹饪、阅读、观看的建议
蓝色的“帮助我们的客户”横幅,男人和男孩看着窗外的形象
MassMutual的内部网络链接到面向公众的网站上,显示该公司在疫情期间如何与客户合作的信息。交联将员工与外部消息和信息连接起来。

轻,快速加载页面

在一些组织中,从办公室以外的地方进入内部网并非易事MassMutual的内部网络链接到面向公众的网站上,显示该公司在疫情期间如何与客户合作的信息。交联将员工与外部消息和信息连接起来。

左右横栏,页面中央墨水列表,如:“员工新冠病毒-19资源”和“所有基于研究的新冠病毒-19资源(公共)”
亚利桑那大学的内部网主页提供了清晰、容易发现的COVID-19资源链接。简单的设计适应了用户较差的互联网连接。

对内联网团队未来的建议

Chart, left side
组织和内部网对大流行的最初反应集中于使员工尽可能有效地工作,帮助员工在紧急情况下保持安全,沟通工作过程的变化,而不仅仅是虚拟工作。随着时间的推移,组织可能会更加重视虚拟工作,使人们有可能做更多的工作,从而提供更多的工具和更少的(但相关的)建议。当新的需求和工作过程(超越虚拟)被创建时,它们将根据需要进行更新。企业将继续提供基本的健康福利,但可能会增加员工相互联系和照顾他们心理健康的方式。

寻找更多的方法来通知员工并让他们参与进来

让内部网设计师的员工参与进来的更多想法:

  • 与组织领导人的现场视频会议
  • 个人和团队工作的视频和故事
  • 任何人都可以投稿的感谢页面
  • 领导层的感谢信
  • 高层管理人员和员工给现场工作人员的支持信
  • 内部和外部媒体都有关于员工的报道
  • 联合起来安置那些失业的人
  • 更多更好的协作工具:
    • 授予内部网沙箱权限,允许项目团队远程进行协作会议)
    • 投资在线白板和头脑风暴工具(如壁画或Invision)
  • 家庭办公室的在线人体工程学培训
  • 为管理者提供远程跟踪和定期与员工联系的更好方法
  • 来自远程工作的人的远程工作辅导课程(基于潜在的个性类型)
  • 更好的网络连接
  • 一个突出的警戒空间,为全公司的通信
  • 突出员工的基本资源(例如,杂货店地点,快递公司)
  • 与HR匿名沟通,要求远程咨询或按需治疗师
  • 提供更多的瑜伽和指导冥想或其他课程,帮助人们从心理和身体上应对压力
  • 提供志愿者机会,如为公司老年成员提供食品、药品、宠物护理等
  • 儿童创意大赛,帮助员工在家带孩子

进行用户研究

本文中的观点和示例可能并不适合您的组织处理COVID-19。为了找到你的特殊机会和需求,现在是和你的员工一起做用户研究的好时机。考虑做远程可用性测试采访,可能调查.另外,看看你的网站分析搜索日志,可以揭示未被满足的需求和欲望。

在进行此项研究时,请记住,您的研究参与者是员工。请注意我一直推荐给那些在数字工作场所进行研究的人的建议作为研究参与者的员工

  • 确保员工知道研究不是对他们的测试,他们不会以任何方式基于他们在研究中的表现进行评估。
  • 匿名化参与者对发现的所有报告身份。绝不会分享参与者与他们的经理,同事或朋友性能细节。研究不应该创建或燃料的任何不满。
  • 与用户分享他们的参与将如何帮助改进系统,以及他们将产生积极的影响。特别是在今天,这些信息可能会激励那些想要提供帮助的人。

而且在很多情况下,,角色可以帮助你的团队意识到或记住什么是激励、激励或阻碍员工。考虑创建与你的员工现在所面临的需要、任务、障碍和机会有关的人物角色。如果没有别的,一个角色会提醒你和你的团队,你的同事可能在不同的条件下工作。是

结论

我们都在寻找因COVID-19而遭受或尚未经历的损失和痛苦中的亮点。我想要照亮数字化的工作场所和内部网,给人们一种支持、自信和联系的感觉。在今天,帮助人们安全、工作、高效、感觉被需要是非常重要的。感谢内部网的团队,他们的设计是深思熟虑的,彻底的,准确的信息。

你也可以使你的内部网在这场大流行期间成为一个基础的、一致的信息源,并将限制和需求转化为机会。像本文中提到的组织和其他组织正在使其发生。那些原本不会优先为员工提供心理健康服务的公司现在正在这么做。那些从未向员工发出发自内心的、直接的视频信息的领导者们,现在正在发出这些信息。那些从来没有如此大胆地与许多人分享他们的解决方案的人正在采取主动。像集体瑜伽课程这样以前可能被认为很讲究的项目现在被优先考虑了。那些认为不可能高效工作的团队实际上已经超出了每个人的预期。

我要衷心感谢内部网设计者和组织,他们分享并允许我们分享他们的例子,希望在大流行期间和之后帮助其他内部网团队。除了文章中提到的人,还要感谢Mass Mutual的数字通信主管Betsy Codding;Amy Heisler,第一太阳能全球内部沟通高级经理;内部通讯部门NIS组; 以及Cerner公司的通信合作伙伴和内部网策略师Tara Saylor。

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