在正常情况下，当人们没有在适当的地方避难时成功的内部网完成所有或部分目标:

  • 通知员工他们需要知道的信息
  • 提供对工具、资源和过程的方便访问
  • 提供协作功能
  • 沟通并支持领导的愿景
  • 激励员工
  • 充当组织的策略、利益和消息的单一信息源

在新冠疫情爆发后，实现这些目标具有更高的重要性，因为内部网成为员工与组织和同事的生命线。此外，不可最小化的是大流行所呈现的特殊用户需求以及员工在以下条件下工作时的心理状态：

  • 与以前的工作环境、流程和工具不同
  • 通常都不如他们的理想
  • 由于变化、不合标准的工作条件、挫折、对未知的恐惧、疾病、悲伤或无数其他因素而感到不安或痛苦

此外，团队还需要以前所未有的方式进行合作。

内部网4种新型冠状病毒相关内容

在当前的环境下，为了服务于员工和企业，内部网设计者受到以下信息需求的指导:

  1. 健康和福利：帮助员工获得关于保持健康的基本信息
  2. 虚功帮助:让员工更容易获得在家工作所需的工具和信息
  3. 因新冠病毒-19导致的工作流程变更和指南：提供如何在组织建议的方式工作的流程，信息和工具以及如何以及如何为客户以及其他外部观众提供服务
  4. 联系和参与机会:培养组织的文化和价值观，支持同事之间的联系

此外，无论内容的类型是什么，内部网的设计者都发现这一点至关重要光,快速读取页面使图形最小可容纳繁忙的网络和慢速页面负载速度。

健康和利益信息

内部网提供与身心健康、工资、休假和其他福利和支持有关的信息。但它们也应该展示当前形势的最新和最相关的信息。例如，通常一个组织可能会要求员工向CDC查询关于保持健康的信息。然而，今天，由于形势的严重性和信息的及时性，内联网团队选择发布有关在COVID-19期间保持身心健康的措施。

实际提供的材料以及它们的优先顺序在很大程度上取决于:

  • 组织的文化
  • 员工可能接触病毒的情况
  • 机构所在地的风险敞口
  • 内部网团队可用的时间和资源

SORINT.lab意大利数字技术咨询公司，于2020年2月23日开始在家工作。不久之后，随着意大利开始出现大量冠状病毒病例，内部网团队开始汇编、制作和提供COVID-19信息。SORINT的UI专家和UX专家Andrea Forlani表示。截至2020年4月14日，意大利正处于危机的阵痛中，该公司向其员工提供了关于以下主题的信息:

  • 冠状病毒
  • 卫生措施
  • 心理支持
  • 意大利红十字会
  • 假期，付费和无薪假
  • 员工可以捐款帮助他人

能源公司First Solar的冠状病毒网站主页链接到许多有用的资源，以及与保持健康相关的故事，无论是在制造厂、办公室还是在家工作。健康专题包括：

  • 组织内使用口罩
  • 制作消毒剂以满足安全需要
  • 保持生产设备的正常运转
  • 现场安全实践视频
  • 破除神话
  • 自我报告症状或隔离
  • Coronavirus-tracking地图
  • 疾病控制中心
  • 欧洲疾病控制中心
  • 国际SOS
  • 马来西亚卫生部
  • 越南卫生部
  • 世卫组织

这个阿肯色大学系统，农业部（A的U），提供提高工作效率和情绪健康的小贴士部分。

在NIS组，一家塞尔维亚能源公司，内联网团队创建了新型冠状病毒肺炎锁定后立即的部分，有关公司和塞尔维亚的相关新闻和信息。内联网提供的健康相关内容包括：

  • 公司内部新增病例数、治愈病例数、自我隔离员工数
  • 塞尔维亚的新病例数量
  • 公司紧急联系人
  • 医疗机构联系人
  • 公司具体部门采取的措施清单
  • 在现场和家中安全工作的建议
  • 可以在家锻炼视频
  • 新冠肺炎相关新闻
Lef Blue“采取行动”横幅;正确的“Helth Resources”标题OC = Ver Right Rail关于“强调？”，以及“免费24小时健康信息”
左:公司的内部网 massmutual 提供保险和其他金融产品，包括现场瑜伽课程和免费咨询（员工援助计划的一部分）的广告，旨在支持员工的精神和身体。
正确示例:MassMutual的内部网络还包括如何保持社交距离的内容，24小时健康信息热线的提醒，以及远程健康服务。虽然员工可能一直都有这些好处，但提醒他们并在需要的时候随时准备这些好处是很有帮助的。它们表明公司关心员工，并在努力帮助员工。

员工需要采取的紧急信息或关键行动最好在一个高度显著的空间内传达，因此组织可以利用内联网上指定的“警报”点。例如塞纳公司该网站利用了有针对性的警报功能，突出显示受影响地区的关键更新。在内部网主页的主导航下方有一个亮红色的文本框，它根据地理位置来定位信息。第一太阳冠状病毒网站首页上方的蓝色警报横幅传达了员工在出现COVID-19症状时应该做什么。

虚拟工作帮助

企业内部网让员工很容易进入工具在家高效安全地工作。他们还提供如何在家工作的信息和技巧。

亚利桑那大学的内部网设计师以没有虚拟工作经验的员工为目标，“在内部网上添加了新的行动号召和网页，完全专注于教育我们的员工远程办公，”亚利桑那大学数字媒体项目经理艾米·科尔(Amy Cole)说。

12个灰色框在内容区，红色的文字链接关于“缩放”，“连接”和更多相关的话题
亚利桑那大学的内部网提供了使用Zoom和其他远程工作技术的具体帮助。

科尔说：“我们有新的政策和资源，还有额外的培训资源，用于需要远程办公培训的非技术员工。”。例如，团队提供了驼峰日黑客——每月进行一次技术培训，演示Box存储和微软表格等软件;远程办公星期二- 办公时间（虚拟环境新的新环境），人们向IT人员提出关于如何在工作中远程工作的问题。

灰色背景和黑色文本链接的列表，主题如:你的电话?、经济技巧和远程访问(VPN/VNC)
这个远程办公资源在亚利桑那大学内部网的网页上提供了与在家工作有关的帮助。
关于“眼神接触”，相机角度，和显示温暖的信息图在顶部。下面的信将告诉你视频会议是如何不可避免的，并参考下面的建议来充分利用它。
手机应用 Elabram系统 该公司是一家人力资源解决方案提供商，在虚拟沟通、在线会议中进行眼神交流和微笑方面提供了帮助。
左:缩放图标;右:“保持网络强大”的横幅和参考和链接到文件阅读
左边 : MassMutual提供关于确保Zoom会议安全的说明。右:MassMutual的企业信息安全小组协调与大流行相关的网络威胁和网络钓鱼的消息传递。
两列文字，粗体副标题和最下面的项目符号。“在家工作的IT资源”、远程连接工作辅助工具”和“与服务台联系”是一些主题。
First Solar提供了一个简洁的页面，上面有关于远程工作的提示和链接，包括何时使用哪种数字媒体、如何应对缓慢的家庭网络以及如何写一封有效的电子邮件等细节。

2019冠状病毒病导致的工作流程变化和指导

内部网提供了关于新的工作流程和关于在今天的情况下最好地为客户服务的指导。一些主题包括:

  • 管理和领导人员
  • 如何亲自与同事互动
  • 与客户合作
  • 如何与公众打交道
  • 安全要求及程序

这个国际亲善行业根据学习与参与经理Sarah DiPasquale的说法，内部网使组织中的新过程成为可能。她说:“许多亲善组织从提供面对面服务转变为提供虚拟服务，以便在设施关闭或开放但访问受限的情况下，重要的使命服务可以继续提供。”“任务和合作伙伴Page被指定为一个页面，用于存放与支持团队成员相关的资源，同时进行虚拟、虚拟病例管理以及虚拟便利的有效做法。”

在中心放置6张模糊卡片，主题包括:“财务与运营”和“沟通”。
MyGoodwill提供与covid -19有关的工作、资金、合作伙伴和政府应对措施的信息。一个定制的瓷砖指定每个特殊的兴趣区域。设计人员预计这种模式将为用户所熟悉(因为它在内部网中被广泛使用)。

在家工作可以提供良好的培训机会。U of A将其个人课程转换为远程课程（使用Zoom或Facebook Live），并通过其他远程工作主题进行扩展。

正如科尔所报道的那样，亚利桑那大学的内部网覆盖了与组织外的人合作的内容:“我们还增加了他们需要向公众传播的信息。(我们是一个教育公众健康和健康以及农业的组织)。”

“本地新闻发布模板”和“本周：第2周帖子”等部分。链接列表包含了页面的大部分内容。
这个通讯工具是局域网U上的一个工具;它储存了员工在与公众合作时可以使用的covid -19相关信息。

除了像这样的话题居家办公和网络安全在MassMutual的内部网上，其他一些与工作相关的话题包括:

  • 领导团队
  • 旅行
  • 客人
  • 会议和会议
卡通人和杂志泡泡，链接，一起看窗口的照片男孩
MassMutual的内部网有一个经理专区，只显示给以经理身份登录的用户。该部分包括通过冠状病毒引导的信息。

在第一太阳能，一些工作相关的话题包括:

  • 经理资源
  • 游客筛选
  • 社交媒体政策

Sorint。lab以遵循特定的敏捷工作方法而闻名。它的内部网提供了关于它的信息，以及如何进行虚拟操作。

Elabram Systems在印度尼西亚、马来西亚、泰国和菲律宾的员工都使用该公司的劳动力管理系统(WMS)，这是一个考勤应用程序，允许员工在家记录考勤并跟踪他们的位置。使用GPS追踪个人位置受国家具体规定的约束，而Elbram的WMS应用程序必须通过这些规定来创建一个有用但守法的工具。

Elabram Systems的IT解决方案经理M. Kenji Fadlin Azimi说:“我们的目标是让员工即使在家里工作也能保持联系和工作效率。”“这个应用程序可以帮助人力资源和主管监控并确保员工待在家里，避免与外面的人接触。当员工记录出勤时，该应用程序使用GPS定位他们。”

左:一个大考勤记录屏幕底部的按钮使员工容易登录他们的出席。右：一旦员工在Elbram Systems'WMS应用程序中登录她的出席，该应用程序将显示员工的图片，姓名，地址，GPS坐标，日期，时间和事件（在此示例中，会议中）。
表与员工信息，排序和过滤选项在顶部
Elbram System的经理可以(在桌面上)看到员工的列表，他们在哪里工作，工作了多少小时。
2个饼状图和一张关于迟到和工作时间的表格
Elbram Systems:在桌面上，一个仪表板显示出有多少人离开办公室的图表。

联系和参与机会

让员工感到受到重视，给他们机会与公司和同事建立联系，这很重要。关于其他员工以及组织为员工、客户或世界所做的事情的内容可以提升士气。反映组织文化和价值观的新闻和基本信息可以走很长的路。

这种联系和精神可以以多种形式出现。例如，Cerner Corp.的内部网有:

  • 在Yammer上创建并策划了新的社区，以帮助员工在远程工作中感受到支持和联系
  • 提供了一条直播的员工福祉资源，如健身课程和心理健康资源
左边有“帮助，支持，指导”的标志。右raid，蓝色天气和登录信息在顶部，色下面亮绿色“COVID-19 >”横幅。
在万通公司的内部网页上现在的趋势Section(显示在右栏中)便于员工看到他们的同事选择阅读什么。这些信息可以培养一种联系的感觉。在中心的传送带中，经过精心策划的头条新闻会发出对组织价值核心有帮助的信息。

像上面提到的亚利桑那大学提供的培训是另一种方式，让人们感觉与组织中的其他人联系在一起。

顶部有麦克风照片的紫色横幅，下面是关于冠状病毒影响的信息
First Solar通过发布有趣的故事来提高参与度，不仅在其冠状病毒网站上，而且在WYNTK（你需要知道的）电子邮件和Yammer上都有强调。这种方法扩展了覆盖范围并允许交互。

NIS集团还在其内部网上提供了各种参与元素，如:

  • 首席执行官的视频
  • 新公司的播客
  • 采访专家
  • 关于野外工作者在新环境中的故事
  • 关于如何在家里玩不同年龄的孩子们的建议
  • (员工分享)烹饪、阅读、观看的建议
蓝色的“帮助我们的顾客”横幅，形象男人和男孩望着窗外
MassMutual的内部网络链接到面向公众的网站上，显示该公司在疫情期间如何与客户合作的信息。交联将员工与外部消息和信息连接起来。

光,快速读取页面

在一些组织中，从办公室以外的地方进入内部网并非易事MassMutual的内部网络链接到面向公众的网站上，显示该公司在疫情期间如何与客户合作的信息。交联将员工与外部消息和信息连接起来。

左、右栏、页面中心墨水列表:“员工COVID-19资源”和“所有基于研究的COVID-19资源(公共)”
亚利桑那大学的内部网主页提供了清晰、容易发现的COVID-19资源链接。简单的设计适应了用户较差的互联网连接。

对未来内联网团队的建议

图表，左侧“现有内容（3月2020年3月）;右侧”未来内容“。左列”健康与健康“，”虚拟工作启用和帮助“和”新工作流程“。左侧圆形基本好处（小），“保持健康的建议”（几个小），“新心理健康”（小），“教育和提示虚拟”（大），“虚拟工作工具”（小），“少数大变化”（2小）.Right side circles basic benefits (small),
组织和内部网对大流行的最初反应集中于使员工尽可能有效地工作，帮助员工在紧急情况下保持安全,沟通工作过程的变化，而不仅仅是虚拟工作。随着时间的推移，组织可能会更加重视虚拟工作，使人们有可能做更多的工作，从而提供更多的工具和更少的(但相关的)建议。当新的需求和工作过程(超越虚拟)被创建时，它们将根据需要进行更新。企业将继续提供基本的健康福利，但可能会增加员工相互联系和照顾他们心理健康的方式。

寻找更多的方法来通知员工并让他们参与进来

内部网设计人员参与员工工作的更多想法:

  • 与组织领导的现场视频会议
  • 个人和团队工作的视频和故事
  • 任何人都可以投稿的感谢页面
  • 来自领导层的感谢信
  • 最高管理层和员工向现场工人提供的支持函
  • 内部和外部媒体都有关于员工的报道
  • 联合力量安置失业人员
  • 更多更好的协作工具:
    • 授予内部网沙箱权限，允许项目团队远程进行协作会议)
    • 投资在线白板和头脑风暴工具(如壁画或Invision)
  • 家庭办公室在线工效学培训
  • 为管理者提供远程跟踪和定期与员工联系的更好方法
  • 远程工作人员的远程工作指导课程（基于潜在的个性类型）
  • 更好的网络连接
  • 一个突出的警戒空间，为全公司的通信
  • 强调员工的基本资源（如杂货店、快递公司）
  • 与HR匿名沟通，要求远程咨询或按需治疗师
  • 提供更多的瑜伽和指导冥想或其他课程，帮助人们从心理和身体上应对压力
  • 提供志愿者机会，如为公司老年成员提供食品、药品、宠物护理等
  • 幼儿创意竞赛，帮助员工在家带孩子

进行用户研究

本文中的观点和示例可能并不适合您的组织处理COVID-19。为了找到你的特殊机会和需求，现在是和你的员工一起做用户研究的好时机。考虑做远程可用性测试,面试，而且可能调查. 另外，看看你的网站分析和搜索日志，可以揭示未被满足的需求和欲望。

在做这项研究时，记住你的研究参与者是员工。注意这条建议，这是我一直建议那些研究任何在数字工作场所与作为研究参与者的员工:

  • 确保员工知道研究不是对他们的测试，他们不会以任何方式基于他们在研究中的表现进行评估。
  • 在所有报告中匿名参与者的身份。切勿与他们的经理，同事或朋友分享有关参与者绩效的详细信息。研究不应创造或燃料任何不满。
  • 与用户分享他们的参与将如何帮助改进系统，以及他们将产生积极影响。特别是今天，这些信息可能会激励那些想要帮助的人。

而且，在很多情况下，人物角色可以帮助你的团队意识到或记住是什么在驱动、激励或阻碍员工。考虑创建与员工现在面临的需求、任务、障碍和机会相关的角色。如果没有别的，角色可能会提醒你和你的团队，你的同事可能在与你非常不同的条件下工作。

结论

我们都在寻找人们和组织因新冠肺炎而遭受的损失和痛苦中的亮点。我想谈谈数字工作场所和内部网，它们给人们一种支持、信心和联系的感觉。今天，帮助人们安全、工作、富有成效、感到需要是如此重要。感谢内联网团队，他们以周到、彻底和准确的信息进行设计。

你也可以使你的内部网在这场大流行期间成为一个基础的、一致的信息源，并将限制和需求转化为机会。像本文中提到的组织和其他组织正在使其发生。那些原本不会优先为员工提供心理健康服务的公司现在正在这么做。那些从未向员工发出发自内心的、直接的视频信息的领导者们，现在正在发出这些信息。那些从来没有如此大胆地与许多人分享他们的解决方案的人正在采取主动。像集体瑜伽课程这样以前可能被认为很讲究的项目现在被优先考虑了。那些认为不可能高效工作的团队实际上已经超出了每个人的预期。

我要衷心感谢内部网设计者和组织，他们分享并允许我们分享他们的例子，希望在大流行期间和之后帮助其他内部网团队。除了文章中提到的人，还要感谢Mass Mutual的数字通信主管Betsy Codding;Amy Heisler，第一太阳能全球内部沟通高级经理;内部通讯部门NIS组；以及Cerner Corp.的沟通合作伙伴和内部网策略师塔拉•塞勒(Tara Saylor)。

见相关文章：如何在Intranet上组织COVID-19信息.