内容清单和审计101

在发展中内容策略或者对现有的数字内容进行全面的改进，首先要做两件重要的事情:内容库存和一个内容审计．

定义:内容目录是您当前拥有的每一段数字内容的列表，在页面或资产级别捕获。它包括每件作品的具体特征。

定义:内容审计检查、评估和评估目录中所列内容的质量。审计可以发现哪些内容需要更新，哪些内容存在新内容可以填补的空白，以及某些内容是否可以删除。

我是否需要内容目录和内容审计?

短暂的答案是是的．虽然内容库存是了解您内容的深度和广度的良好第一步，但它不会告诉您内容的质量或如何改进它。这就是审计进来的地方以及为什么我们建议一起完成这些活动，而不是只做一个或另一个活动。

从内容目录开始，然后进行审计，这是可以接受的。编目清单中每条内容的详细信息将帮助您理解在审计过程中所做的任何决策的广泛含义，并使您能够对这些决策采取快速的行动。

何时何地开始?

内容库存和审计可以在产品开发过程的任何阶段开始并继续。团队可能会使这些活动启动新的重新设计项目，以确定携带什么内容以及留下的内容。其他团队可能会随着时间的推移来实现他们需要开始跟踪和评估他们的内容，以最大限度地减少用户混淆，冗余和信息超载。真的没有完美的开始时间;如果你还没有内容目录和审计，现在是出发的好时机．

首先思考与人、过程和工具相关的以下元素:

人:

• 建立所有权用于库存和审计 - 过程和工件。它可能是你一个人，或者你和一些同事。
• 早点涉及他人；通知所有人，从利益相关者到作者、设计师和用户研究人员，你正在做什么，并与适当的审计标准保持一致。
• 提供有效的更新最初，沿途的常规节奏。其他人更有可能关心并信任你，如果你让他们有意义地通知，你会决定最终与内容做些什么。这里不要将它们重载在这里。

过程:

• 如果你要处理很多内容，开发“开始小”心态．一开始很容易感到不知所措，但要把努力分成小的增量。如果有太多内容超出了你的理解范围，那就从一个可管理但又有影响力的子集开始。
• 优先考虑库存和审核所要么的内容最常访问或者支持前任务（对于用户和业务）。
• 分而治之和其他人一起完成任务。设定明确的期望，并给出具体的例子，具体说明你期望合作伙伴做什么以及如何做。您甚至可能希望演示捕获库存细节的过程，并向团队成员展示如何有效地审计各种内容类型。

工具:

• 选择一个工具存放存货和审计。它应该具有较低的学习曲线和进入门槛。使用你已经在你的数字工作场所工具集这对所有合作者来说已经很熟悉了。
• 探索你是否可以自动化一些过程使用数字工具(例如，爬行工具，标题、日期、作者、元数据的CMS导出)。然而，最好是由实际人员通过查看和评估每个内容来处理审计部分。
• 托箱它:在一个给定的时间框架内(例如，6周)做你能做的事情来了解你的内容问题和成功。首先，你需要取得一些有意义的进展，以保持对内容改进的动力和兴趣。从本质上讲，内容清单和审计是正在进行的任务，所以它们永远不会真正完成。

选择要包含在电子表格中的范围和标准

您希望为您的内容库存和审计选择适合您组织的需求和团队的能力的范围。您可以为整个网站或应用程序，网站或应用程序的本节进行这些活动，甚至是整个用户旅程多个接触点．如果您正在跟踪和评估内容客户的旅程，着眼于用户在这一过程中所需要的关键内容(甚至可以与旅行地图)，看看是否有任何知识差距或表现不佳的内容，不利于整体体验。

无论您选择何种范围，电子表格往往最适合内容清单和审计。球队远程工作在同一文档中协作可以使用Google纸张等工具或在Excel或数字中创建电子表格。如果您在SharePoint或Team Server上共享文档，请允许每个人查看库存和审核，但确保适当设置权限，以便仅批准的个人可以更新它。保留电子表格的备份副本，以防万一。

库存属性在你的电子表格中包括，但不限于:

• 内容的名称或标题(不是页面标题、实际名称或标题);如果没有，给它一个清晰的名称或总结它是什么
• URL或链接到它所在的地方
• 作者、所有者或源代码(谁编写或创建了它，谁拥有它，它是用户生成的，还是从其他地方输入的，等等)
• 它所涉及的主题
• 格式(文章、视频、图像、网页部分或组件、网页类型、PDF)
• 创建日期或最后修改日期
• 元数据（页面标题，元描述，alt文本等）
• 在内部原始文件居住的地方

这套审核过程的评价标准通常是双重的。它包括但不限于：

1. 网络写作和其他内容格式的行业最佳实践:
   • 平实的语言
   • 明确的标题小标题,链接文本
   • 钩和空白
   • 主要思想和概念以粗体显示
   • 项目符号和编号列表
   • 适当的对比在背景和文本之间
   • 没有嵌入图像中的文本
   • 没有自动播放的视频
2. 组织自己的一套内容标准、用户需求、目标和性能指标;例如:
   • 用户需求：指定的观众,它的任务和需要．谁是你的内容用户，他们想做什么(例如，查找答案，发现新信息，了解新话题，比较选项，做决定，联系)?内容在多大程度上支持他们完成任务?他们有什么没有回答的问题吗?
   • 内容标准:内容在多大程度上反映了组织的目的色调值，包括适当的元数据，遵循格式和结构指导方针，并坚持设计原则?
   • 目标和性能指标：陈述内容应该做什么(例如，创造意识，推动流量，产生线索，销售东西)。使用性能指标，如点击、查看、跳出率、喜欢和分享，以及用户研究的定性分析。内容是有助于实现目标还是会降低目标?

填写每条内容的详细信息

在设置好电子表格之后，将您的内容一块一块地填写清单和审计中的详细信息。你可能无法单独查看每一段内容;您可能必须深入到内容管理系统中去查找作者、元数据和日期(如果您不能导出这些信息)以及您的分析平台查看性能指标。你甚至可能需要指挥定性用户研究了解内容是否有效满足用户需求。在任何情况下，你都可以从自己对内容的审查和评估开始，然后决定哪些领域或部分需要进一步挖掘，以决定它们的命运。

不要过度审查内容的编目和审核过程。如果您不确定某些内容是否满足用户需求，是否符合内容标准，或者是否忽略了指标，请在审计电子表格中注意这一点。这些内容都是很好的例子，你可以将其呈现给你的团队或内容创造者，以获得他们的观点。他们也可能有额外的上下文，以帮助您决定是保留内容，更新它，还是删除它。这些实例还可以帮助您的团队认识到在内容创建开始或继续之前记录用户需求、内容标准、目标和成功度量的重要性。

决定内容的命运

仅仅完成内容目录和审计是不够的。你还得把它完整地看一遍做出关于如何处理问题，不准确或过时的内容。寻找具有低质量的单个内容或整个部分。

看着您的审计中的所有因素和评级，记录每个部件的状态：保存、更新,或删除．对于需要更新的部分，记录需要做什么来改进它，并为任务分配一个所有者。所有者可以是目录中记录的内容所有者、作者或其他人。与您从一开始就参与的涉众、内容所有者和创建者一起审查您提出的更改——特别是对于重大更改或完全删除内容。

一般来说，让内容达到行业最佳实践和组织的内容标准可能是最容易做到的，所以从这里开始。确保每个部分都遵循最佳实践网页写作并包含一致的元数据。迭代内容，以便更好地满足用户需求并推动指标，这可能需要更多时间。然而，在内容审计和目录完成后，这些更繁重的工作仍然值得尽快进行，特别是对于那些对用户来说非常明显和有问题的内容。

维护内容库存和审计

一旦你开始使用目录和审计来指导如何处理你的内容，就已经是时候进行更新了，以反映新创建的内容、对现有内容的实际更改或退役内容。对部分或部分的任何修改都应尽快反映在电子表格中。

内容管理系统和工具可以帮助您保持库存部分的自动更新。但是，审计总是需要持续监控和更新由其所有者(s)。作为一家审计公司的老板是一项大而耗时的工作。人们总是试图把它加到他们的其他责任上，而这永远不会起作用。就像它们所包含的内容一样，如果不加以注意和维护，清单和审计很快就会变得过时和笨拙。与您一直参与的团队共同承担维护内容审核和目录的责任，或者让其他人参与您的过程，以帮助您保持过程的时效性和准确性。

结论

内容清单和审计是评估框架，而不是一门精确的科学。它们是帮助你的团队转移注意力的好工具心态从数量的内容质量的内容。一起使用它们来跟踪你拥有什么内容，它在哪里，谁拥有它，以及它的表现如何。这些信息将揭示你是应该让你的内容保持原样，随着时间的推移改进它，还是完全删除它。

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